XRechnung: Das Format für Behörden
XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für den deutschen öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Es enthält keine visuelle Darstellung – nur strukturierte Daten, die von Software automatisch verarbeitet werden können.
Seit November 2020 ist XRechnung für Rechnungen an Bundesbehörden Pflicht. Die meisten Länder und viele Kommunen folgen diesem Standard. Wenn Sie an Behörden fakturieren, kommen Sie an XRechnung nicht vorbei.
Wann Sie XRechnung brauchen:
- Rechnungen an Bundesministerien und Bundesbehörden
- Rechnungen an Landesbehörden (in den meisten Bundesländern)
- Rechnungen an Kommunen und öffentliche Einrichtungen
- Wenn Ihr Kunde explizit XRechnung verlangt
ZUGFeRD: Das hybride Format für B2B
ZUGFeRD kombiniert das Beste aus zwei Welten: Eine visuell ansprechende PDF-Datei, die jeder öffnen und lesen kann, plus eingebettete XML-Daten für die automatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Der große Vorteil: Auch Empfänger ohne spezielle E-Rechnungssoftware können die Rechnung ganz normal öffnen und lesen. Gleichzeitig profitieren Unternehmen mit moderner Buchhaltungssoftware von der automatischen Datenübernahme.
Wann Sie ZUGFeRD brauchen:
- Rechnungen an Geschäftskunden (B2B)
- Wenn Ihr Kunde keine spezielle E-Rechnungssoftware hat
- Wenn Sie eine lesbare Rechnung + automatische Verarbeitung wollen
- Internationale Kunden (als Factur-X in Frankreich anerkannt)