VALIDATOR
E-Rechnung validieren
Prüfen Sie XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF auf Konformität mit EN 16931 – Geschäftsregeln, Schema und nationale Vorgaben (z. B. XRechnung-Profil), bei ZUGFeRD auch die PDF nach PDF/A-3.
Unterstützte Formate
- XRechnung-XML-Dateien (.xml)
- ZUGFeRD- und Factur-X-PDF-Dateien mit eingebettetem XML (.pdf)
Warum dieser Validator?
Funktionen für den Alltag mit E-Rechnungen – transparent und ohne Plugin.
KoSIT-Validierungskern
Geprüft wird mit dem offiziellen KoSIT-Validator, also mit denselben Regeln, die auch öffentliche Auftraggeber und viele ERP-Systeme verwenden.
EN 16931, XRechnung & PDF/A-3
Prüfung auf Übereinstimmung mit der europäischen Norm EN 16931 und den deutschen XRechnung-Vorgaben. Bei ZUGFeRD prüfen wir auch, ob die PDF dem Standard PDF/A-3 entspricht.
Konkrete Diagnose
Fehler und Warnungen werden übersichtlich zusammengefasst, wo möglich mit der betroffenen Regel. So sehen Sie gleich, was Sie korrigieren müssen.
Ohne Anmeldung
Kein Konto nötig. Zum Schutz vor Missbrauch ist die Zahl der Prüfungen pro Minute und IP-Adresse begrenzt.
Übertragung & Verarbeitung
Die Datei wird verschlüsselt übertragen und auf unserem Server geprüft.
Schnelles Feedback
Nach wenigen Sekunden sehen Sie, ob die Rechnung den Regeln entspricht. Das lohnt sich vor dem Versand und nach jeder Änderung.
Was wird beim Validieren geprüft?
Je nach Verfügbarkeit des KoSIT-Dienstes können Schema (XSD), Schematron und Geschäftsregeln einbezogen werden. Zusätzlich prüfen wir strukturierte Geschäftsregeln auf Basis der aus der Datei gelesenen Daten – etwa Pflichtfelder und Plausibilität nach EN 16931 und den nationalen Vorgaben für XRechnung. Bei ZUGFeRD-PDFs prüfen wir außerdem die PDF nach PDF/A-3.
Schema & Schematron
Prüfung der XML-Struktur gegen das erwartete Schema und regelbasierte Schematron-Warnungen – über den angebundenen KoSIT-Validator, wenn erreichbar.
Geschäftsregeln
Regeln wie BR-, BR-DE- und weitere Vorgaben werden gegen die extrahierten Rechnungsdaten geprüft – unabhängig davon, ob alle externen Schema-Schritte durchlaufen wurden.
Ergebnisdarstellung
Fehler und Warnungen werden nach Bereichen gruppiert (z. B. Verkäufer, Positionen), damit Sie gezielt nachbessern können.
PDF/A-3 bei ZUGFeRD
ZUGFeRD verlangt eine PDF nach PDF/A-3 (ISO 19005-3). Wir prüfen die PDF mit veraPDF und zeigen jede verletzte Regel mit ihrem Abschnitt.
Welche Formate werden unterstützt?
- XRechnung-XML (.xml): Reine XML-Rechnung nach dem deutschen XRechnung-Standard.
- ZUGFeRD / Factur-X (.pdf): PDF mit eingebetteter XML-Rechnung – typischerweise Profil EN 16931 (Comfort) für den Datenaustausch mit Kunden und Systemen.
- Word- und Excel-Dateien lassen sich hier nicht prüfen. Wandeln Sie sie zuerst mit dem Konverter in XRechnung oder ZUGFeRD um.
Was bedeuten die Validierungsergebnisse?
Die Übersichtskarte zeigt, ob die Prüfung insgesamt ohne Fehler durchlief. Darunter finden Sie bei Bedarf eine Liste mit Details pro Bereich.
- Fehler sollten Sie in der Regel vor dem Versand beheben.
- Warnungen können auch dann angezeigt werden, wenn die Datei formal gültig ist.
- Kleine Labels bei Meldungen verweisen auf Regelkennungen – hilfreich für Support und technische Nachverfolgung.
Typische Validierungsfehler
Die häufigsten Fehler in der Praxis fallen in eine überschaubare Zahl von Kategorien. Wer diese kennt, erkennt eigene Rechnungen oft schon vor dem Upload als problematisch – und kann Korrekturen gezielt vornehmen.
Pflichtfelder zum Verkäufer fehlen
Der Verkäufer braucht in einer XRechnung eine vollständige Postanschrift, Kontaktdaten und eine Steuerkennung. Auch wenn die PDF-Rechnung diese Felder visuell enthält, müssen sie strukturiert im XML stehen – sonst meldet der Validator BR-DE-Fehler.
BR-DE-16– Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers ist erforderlichBR-DE-5– Ansprechpartner beim Verkäufer fehltBR-DE-7– E-Mail-Adresse des Verkäufers fehltBR-09– Landescode des Verkäufers fehlt
Leitweg-ID bei Behördenrechnungen
Bei Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen ist die Leitweg-ID als XRechnung-Pflichtfeld vorgeschrieben (Käuferreferenz, BT-10). Im B2B-Verkehr ist sie optional. Wer eine XRechnung erstellt, ohne den Empfänger nach der Leitweg-ID gefragt zu haben, landet meist hier.
BR-DE-15– Käuferreferenz (Leitweg-ID) ist erforderlich
Das Format der Leitweg-ID erklärt der Leitweg-ID-Ratgeber; prüfen lässt es sich mit dem Leitweg-ID-Checker – Format und Mod-97-10-Prüfziffer direkt im Browser.
Bankverbindung und Zahlungsart
Eine XRechnung muss eine Zahlungsanweisung enthalten (BG-16). Bei einer Überweisung gehört die IBAN dazu, und der Code der Zahlungsart muss zu den übrigen Zahlungsangaben passen. Häufige Stolperfalle: eine SEPA-Überweisung ohne IBAN.
BR-DE-1– Zahlungsanweisung (BG-16) fehltBR-DE-19– Bei SEPA-Überweisung (Zahlungsart 58) sollte die IBAN gültig sein (Warnung)BR-DE-23-a– Bei Überweisung (Zahlungsart 30 oder 58) fehlt die Kontoverbindung (BG-17)
Beträge und Berechnungen
Die Summenlogik in EN 16931 verlangt, dass alle Beträge konsistent sind: Positionssummen, Nettobetrag, USt-Betrag und Gesamtbetrag müssen rechnerisch zueinander passen. Schon ein einzelner Rundungsfehler oder ein vergessener Zuschlag führt zu einem Fehler.
BR-CO-10– Die Summe der Rechnungspositionen-Nettobeträge entspricht nicht dem angegebenen BetragBR-CO-13– Der Rechnungsgesamtbetrag ohne USt. entspricht nicht der BerechnungBR-CO-14– Der USt.-Gesamtbetrag entspricht nicht der Summe der USt.-BeträgeBR-CO-16– Der zu zahlende Betrag entspricht nicht der Berechnung
USt-Logik und Kategoriecodes
Jede Rechnungsposition braucht den passenden USt-Kategorie-Code: „S“ für Standard, „E“ für Befreiung, „AE“ für Reverse Charge, „Z“ für Nullsatz. Ein nicht zum Steuersatz passender Code – etwa „S“ mit Nullsatz oder „AE“ mit positivem Satz – wird zuverlässig erkannt.
BR-S-01– Positionen mit Kategorie „S“ brauchen einen Eintrag „S“ in der USt-Aufschlüsselung (BG-23)BR-S-05– Bei Kategorie „S“ muss der USt.-Satz der Position größer als 0 seinBR-AE-05– Bei Reverse Charge (Kategorie „AE“) muss der USt.-Satz der Position 0 seinBR-CO-09– Die USt-IdNr. muss mit einem gültigen Ländercode beginnen
Specification Identifier und XRechnung-Profil
Eine XRechnung muss ihren EN-16931-Specification-Identifier (BT-24) tragen, sonst wird sie nicht als XRechnung anerkannt. Bei einer ZUGFeRD-Hybrid-Datei gilt dasselbe für das eingebettete XML.
BR-01– Eine Rechnung muss einen Specification identifier habenBR-DE-21– Das „Specification identifier“-Element (BT-24) sollte der Kennung der XRechnung entsprechen (Warnung)
Mehr Hintergrund zu EN 16931 und KoSIT finden Sie im Ratgeber zum XRechnung-Format. Die Grundlagen erklärt der Ratgeber „Was ist eine E-Rechnung?“.
Die hier gezeigten Beispiele decken die häufigsten Fehlerquellen ab – der Validator erkennt insgesamt knapp 70 spezifische Regelverletzungen aus der EN-16931- und der deutschen BR-DE-Erweiterung.
Was tun, wenn die Rechnung Fehler enthält?
Lesen Sie die gruppierten Meldungen und passen Sie die Quelldaten oder die XML-Datei an. Über den Button „Rechnung korrigieren“ können Sie – wenn Daten ausgelesen wurden – in den Editor wechseln und dort weiterbearbeiten (inkl. einfacher automatischer Korrekturen).
Für eine zweite Meinung oder wenn Schema-Schritte ausfallen, können Sie zusätzlich den Web-Validator von Service-BW nutzen.
Wann ist eine Validierung sinnvoll?
Vor dem Versand
Behörden und viele Unternehmen erwarten eine konforme Datei – eine kurze Prüfung spart Rückläufer.
Nach Bearbeitung
Wer XML manuell angepasst hat, sollte vor Abgabe erneut gegen die Regeln testen.
Beim Empfang
Lieferantenrechnungen können Sie stichprobenartig prüfen, bevor Sie sie ins ERP übernehmen.
E-Rechnungspflicht: die wichtigsten Termine
1. Januar 2025
Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.
Bis 31. Dezember 2027
Übergangsfristen gelten weiter, zuletzt für Unternehmen mit bis zu 800.000 EUR Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028
Die Sendepflicht gilt für fast alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung · Wachstumschancengesetz. Angaben ohne Gewähr.
Mehr zur E-Rechnungspflicht erfahrenWeiterführende Ratgeber
XRechnung-Format erklärt
Aufbau, Pflichtfelder und typische Einsatzfälle der XRechnung.
Leitweg-ID prüfen
Format und Prüfziffer (Mod 97-10) im Browser – ohne Datenübertragung.
ZUGFeRD-Format erklärt
Hybrid aus PDF und XML – Profile und Praxis.
Leitweg-ID
Behördenrouting und Pflichtangaben bei XRechnung B2G.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Vergleich der beiden Formate nach EN 16931 – Entscheidungshilfe für B2B und B2G.
E-Rechnung empfangen
Wie eingehende XRechnung-XML- und ZUGFeRD-PDF-Dateien gelesen und geprüft werden.
E-Rechnungspflicht
Termine und Pflicht zur strukturierten Rechnung im Überblick.
Häufige Fragen
Antworten rund um Prüfung, Formate und Ergebnisse
Ist „E-Rechnung prüfen“ dasselbe wie „validieren“?
Ja. Ob Sie es prüfen, validieren oder checken nennen: Sie laden eine fertige XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei hoch, und der Validator prüft Aufbau und Regeln nach EN 16931, bei ZUGFeRD auch die PDF nach PDF/A-3.
Kann ich Word- oder Excel-Rechnungen hier validieren?
Nein. Dieser Validator akzeptiert nur .xml (XRechnung) und .pdf (ZUGFeRD mit eingebettetem XML). Wandeln Sie Word- und Excel-Rechnungen zuerst mit dem Konverter um. Das Ergebnis können Sie dann hier prüfen.
Ist die Nutzung wirklich kostenlos?
Ja, die Prüfung ist kostenlos. Damit der Dienst für alle stabil bleibt, ist die Zahl der Prüfungen pro Minute begrenzt.
Warum wird mir „Schema-Validierung nicht verfügbar“ angezeigt?
Wenn der externe KoSIT-Dienst vorübergehend nicht erreichbar ist, können XSD-/Schematron-Teile ausfallen. In dem Fall zeigen wir die lokale Geschäftsregelprüfung und verlinken auf den Web-Validator von Service-BW (Baden-Württemberg), dort können Sie bei Bedarf eine vollständige Prüfung nachholen.
Wann sollte ich eine E-Rechnung validieren?
Sinnvoll ist sie vor dem Versand an Behörden oder Unternehmen, nach Änderungen von Hand an den XML-Daten und beim Empfang, wenn Sie wissen möchten, ob eine erhaltene Datei regelkonform ist.
Welche XRechnung-Version prüft der Validator?
Der Validator prüft XRechnung 3.0 (aktuell 3.0.2) im UBL- und im CII-Format, auch mit der XRechnung-Extension. In ZUGFeRD-PDFs prüft er die PDF nach PDF/A-3 und das eingebettete XML, wenn es im Profil EN 16931 oder XRECHNUNG vorliegt. Das XML älterer XRechnung-Versionen wie 2.3 und der ZUGFeRD-Profile BASIC und EXTENDED kann er derzeit nicht prüfen.
Was prüft KoSIT, das eine reine Schema-Validierung nicht prüft?
Das XML-Schema (XSD) stellt nur sicher, dass die Struktur korrekt ist – die richtigen Elemente in der richtigen Reihenfolge. KoSIT prüft darüber hinaus per Schematron die Geschäftsregeln: Rechnen die Summen konsistent? Ist die USt-Logik schlüssig? Sind Pflichtfelder gefüllt, die das Schema nur als optional ausweist? Erst die Schematron-Prüfung macht eine Rechnung XRechnung-konform.
Welche Daten verlassen den Browser bei der Validierung?
Die Datei wird einmal zur Validierung an unseren Server übertragen. Dort prüfen wir das XML gegen das KoSIT-Regelwerk und bei ZUGFeRD die PDF nach PDF/A-3, dann kommt das Ergebnis zurück. Es wird nichts dauerhaft gespeichert. Eine Alternative ist der offizielle Web-Validator von Service-BW.
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