XRechnung vs. ZUGFeRD — welches E-Rechnungsformat passt zu Ihrem Unternehmen?

Die E-Rechnungspflicht zwingt Unternehmen zur Wahl zwischen zwei Formaten: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, beide sind vom Gesetzgeber anerkannt, beide lassen sich von gängigen Buchhaltungssystemen verarbeiten. Und doch sind sie grundverschieden.

Die Kurzantwort: XRechnung ist reines XML und vor allem für Rechnungen an Behörden (B2G) vorgeschrieben. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten und ist für den B2B-Regelfall die pragmatischere Wahl.

Dieser Artikel erklärt im Detail, wann welches Format zum Einsatz kommt, was der Gesetzgeber tatsächlich verlangt, und wie Sie für Ihr Unternehmen die richtige Entscheidung treffen.

Die Kurzfassung: Wann XRechnung, wann ZUGFeRD?

Wenn Sie diesen Artikel gerade überfliegen und nur eine schnelle Orientierung brauchen — hier die typischen Fälle:

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Bundesbehörden, Kommunen oder staatliche Betriebe verlangen fast immer XRechnung. Das gilt seit 2020 und hat sich durch die allgemeine E-Rechnungspflicht nicht geändert.

B2B-Rechnungen an andere Unternehmen funktionieren mit beiden Formaten. In der Praxis ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl, weil Ihre Kunden die Rechnung weiterhin wie eine normale PDF öffnen und archivieren können, während ihre Buchhaltungssoftware im Hintergrund die strukturierten Daten automatisch verarbeitet.

Kleinunternehmer und Freelancer, die vor 2025 einfache Word- oder Excel-Rechnungen verschickt haben, fahren mit ZUGFeRD am stressfreisten. Die Rechnung bleibt optisch das vertraute Dokument, erfüllt aber die neuen Anforderungen.

Wenn Ihre Kunden — oder deren Steuerberater — eine konkrete Präferenz äußern, folgen Sie dieser. Beide Formate sind rechtssicher; die Entscheidung hängt dann an der Infrastruktur der Gegenseite.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Entwickelt wird er von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Die Einführung geht auf einen Beschluss vom 22. Juni 2017 zurück; seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in diesem Format einreichen.

Technisch ist XRechnung eine reine XML-Datei. Sie enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung — Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Beträge, Steuerinformationen — in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form. Für Menschen ist die Rohdatei nicht direkt lesbar. Wer sie öffnen will, braucht entweder einen XML-Viewer, eine Visualisierungssoftware oder eine Buchhaltungsanwendung, die den Inhalt in lesbare Form übersetzt.

XRechnung ist eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification) zur europäischen Norm EN 16931. Das bedeutet: XRechnung setzt die EU-Norm um und fügt deutschlandspezifische Regeln hinzu, etwa die verpflichtende Leitweg-ID für Behördenrechnungen und besondere Prüfregeln zur Vorsteuerabzugsberechtigung.

Die derzeit gültige Version ist XRechnung 3.0.2, mit regelmäßigen Bugfix-Bundles von der KoSIT. Der letzte Bugfix-Release trat am 31. Januar 2026 in Kraft. Für Mitte bis Ende 2026 ist XRechnung 4.0 angekündigt — eine Major-Version, die die aktualisierte europäische Norm EN 16931-1:2026 umsetzt. XRechnung 4.0 bringt substanzielle Änderungen mit, etwa die Möglichkeit, mehrere Bestellungen und Lieferungen in einer einzigen Rechnung zu bündeln. Für Sie als Rechnungssteller ist das Update jedoch kein akutes Thema: Wer heute XRechnung 3.0.2 nutzt, ist auf dem aktuellen Stand und muss erst beim offiziellen Release von 4.0 umstellen.

Spezifikation, Releases und Downloads bündelt die KoSIT auf der offiziellen XRechnung-Seite bei XEinkauf.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein hybrides Rechnungsformat. Entwickelt wird er vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit dem französischen Partner FNFE-MPE. Die erste Version erschien 2014; seitdem ist ZUGFeRD zum de-facto-Standard für B2B-E-Rechnungen in Deutschland geworden.

Der entscheidende Unterschied zu XRechnung ist der hybride Aufbau: Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten eingebettet ist. Der Empfänger sieht zunächst eine ganz normale PDF-Rechnung, kann sie öffnen, drucken, per E-Mail verschicken. Eine Buchhaltungssoftware wiederum liest die eingebetteten XML-Daten automatisch aus und verarbeitet sie ohne manuelle Erfassung.

ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugt, kann sie ohne weitere Anpassung an französische Geschäftspartner schicken; umgekehrt gilt dasselbe für Factur-X.

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.4, veröffentlicht am 4. Dezember 2025 und in Kraft seit dem 15. Januar 2026. Version 2.4 ist konform zur EN 16931 und bringt einige praxisrelevante Erweiterungen — insbesondere die umsatzsteuerkonforme Unterstützung von Unterpositionen im Profil EXTENDED, was für Handwerk, Bau und Agenturen mit Leistungspaketen relevant ist. ZUGFeRD 2.4 ist vollständig abwärtskompatibel zu früheren 2er-Versionen.

Wichtig zu wissen: ZUGFeRD bietet fünf Profile (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED) mit unterschiedlicher Datenfülle. Für die deutsche E-Rechnungspflicht relevant sind die Profile EN 16931 und EXTENDED — frühere oder minimalere Profile reichen nicht aus, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen.

Welches Format verlangt der Gesetzgeber wirklich?

Ein weit verbreitetes Missverständnis: Die "E-Rechnungspflicht" sei eine "XRechnung-Pflicht". Das stimmt nicht.

Das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) und die begleitenden BMF-Schreiben fordern, dass inländische B2B-Rechnungen ab 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931 erfüllen diese Anforderung. Das BMF hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausdrücklich klargestellt, dass ZUGFeRD ein offiziell zugelassenes E-Rechnungsformat ist und dass der strukturierte XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt. Hintergründe und Antworten auf häufige Fragen bündelt das Bundesministerium der Finanzen in seiner FAQ zur E-Rechnung.

Fristen, Übergangsregeln und die Unterscheidung zwischen Empfangs- und Versandpflicht erklären wir im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025–2028.

Für Rechnungen an Behörden gelten ergänzende Regeln: Hier wird in vielen Bundesländern und auf Bundesebene XRechnung explizit gefordert. ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG (einem Unterset, das die XRechnung-Regeln innerhalb von ZUGFeRD abbildet) wird zunehmend akzeptiert, ist aber noch nicht überall Standard.

Für die meisten Unternehmen heißt das praktisch: Sie dürfen ZUGFeRD versenden, außer Ihr Kunde ist eine Behörde, die explizit XRechnung verlangt. In diesem Fall stellen Sie die Rechnung auf XRechnung um — oder Sie verwenden ein Tool, das beide Formate aus derselben Quelldatei erzeugen kann.

Entscheidungsbaum: Welches Format passt zu Ihnen?

Wenn Sie unsicher sind, welches Format für Ihre konkrete Situation das richtige ist, arbeiten Sie sich durch die folgenden drei Fragen:

Frage 1: Rechnen Sie an Behörden oder öffentliche Auftraggeber ab?

Wenn ja, ist XRechnung in der Regel Pflicht. Prüfen Sie die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers — Bund und Länder haben unterschiedliche Anforderungen, und viele verlangen zusätzlich eine Leitweg-ID. Wenn nein, gehen Sie zu Frage 2.

Frage 2: Wollen Ihre Kunden die Rechnung weiterhin wie eine normale PDF öffnen und ablegen können?

Für die meisten Unternehmen lautet die Antwort: ja. Das spricht klar für ZUGFeRD. Ihre Kunden bekommen weiterhin eine PDF per E-Mail, können sie öffnen, archivieren, drucken — und ihre Buchhaltungssoftware verarbeitet die eingebetteten Daten automatisch. Wenn die PDF-Lesbarkeit für Sie oder Ihre Kunden keine Rolle spielt, gehen Sie zu Frage 3.

Frage 3: Haben Ihre Kunden — oder deren Steuerberater — eine konkrete Präferenz?

Wenn ja, folgen Sie dieser Präferenz. Beide Formate sind rechtssicher, beide sind gleichwertig anerkannt. Wenn nein, wählen Sie ZUGFeRD. Es hat im deutschen B2B-Markt die breitere Akzeptanz und ist in Buchhaltungssystemen wie DATEV, Lexware, sevDesk oder BuchhaltungsButler gut unterstützt.

Kosten, Aufwand und Tools

Der Aufwand für die Umstellung auf E-Rechnungen hängt stark vom bisherigen Rechnungsprozess ab.

Wer seine Rechnungen bisher in einer modernen Buchhaltungssoftware wie Lexware Office, sevDesk, Zoho oder DATEV Unternehmen online erzeugt, hat das Thema meist über die Software abgedeckt — die Anbieter haben Funktionen für XRechnung und ZUGFeRD nachgerüstet. Hier entstehen keine zusätzlichen Kosten über das bestehende Abo hinaus.

Wer dagegen weiterhin Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen für Rechnungen nutzt — und das ist bei Freelancern, Kleinunternehmern und kleineren Handwerksbetrieben immer noch die Mehrheit — steht vor einer Wahl: entweder ein komplettes Buchhaltungssystem einführen, oder die bestehenden Vorlagen behalten und einen Konverter nutzen, der daraus E-Rechnungen erzeugt.

Die Konverter-Variante ist in den meisten Fällen die pragmatischere. Ein Tool wie e-rechnung.tools nimmt Ihre bestehende Rechnung in Word, Excel oder PDF entgegen und erzeugt daraus eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD — ohne dass Sie Ihren Rechnungsprozess neu aufsetzen müssen. Praktische Einstiege: PDF zu XRechnung und PDF zu ZUGFeRD. Die Kosten liegen pro Rechnung im Cent-Bereich, es gibt kein Abo, und die erste Konvertierung ist zum Testen kostenlos.

Häufige Missverständnisse

Rund um XRechnung und ZUGFeRD kursieren einige hartnäckige Fehlvorstellungen. Die vier häufigsten:

"Eine PDF-Rechnung ist schon eine E-Rechnung." Das ist falsch. Eine klassische PDF — erzeugt aus Word, Excel oder einem anderen Tool — enthält keine strukturierten Daten und gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Grundlagen zum Begriff lesen Sie unter Was ist eine E-Rechnung?. Eine E-Rechnung muss die Daten in einem maschinenlesbaren Format wie XML enthalten. Erst ZUGFeRD — also PDF plus eingebettetes XML — erfüllt die Anforderung.

"XRechnung ist moderner oder besser als ZUGFeRD." Beide Formate basieren auf derselben europäischen Norm EN 16931. Sie unterscheiden sich in der Verpackung (reines XML vs. hybride PDF+XML), nicht in der Qualität oder der Rechtssicherheit. Beide werden parallel weiterentwickelt und aktuell gehalten.

"ZUGFeRD wird von Behörden nicht akzeptiert." Das stimmt nur teilweise. Viele Behörden verlangen XRechnung explizit. ZUGFeRD bietet aber mit dem Profil XRECHNUNG eine Variante, die die XRechnung-Regeln innerhalb des ZUGFeRD-Formats abbildet und zunehmend auch im B2G-Bereich akzeptiert wird. Im Zweifelsfall gibt die konkrete Vorgabe des Auftraggebers den Ausschlag.

"Ich muss beide Formate unterstützen." Für die meisten Unternehmen reicht eines aus — das, welches zum Empfängerkreis passt. Nur wer sowohl an Behörden als auch an klassische B2B-Kunden rechnet, profitiert davon, beide Formate flexibel erzeugen zu können.

Fazit

Für die große Mehrheit der B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD die pragmatische Wahl: Ihre Kunden bekommen weiterhin eine lesbare PDF, ihre Buchhaltung verarbeitet die strukturierten Daten automatisch, und das Format ist im deutschen Markt breit akzeptiert. XRechnung ist Pflicht für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber. Beide Formate erfüllen die EN 16931 und sind gleichwertig rechtssicher.

Der schnellste Weg zur konformen E-Rechnung: bestehende Word-, Excel- oder PDF-Rechnungen nicht neu aufsetzen, sondern konvertieren lassen — und das Format je nach Empfänger flexibel wählen.

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