E-Rechnungspflicht 2026 – Fristen, Ausnahmen & was Sie jetzt tun müssen
Zuletzt aktualisiert: 15. Oktober 2026
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 – das ist für Unternehmen in Deutschland Alltag. Für 2026 zählen die Übergangsregeln beim Versand und die Vorbereitung auf 2027 und 2028, wenn die Sendepflicht für fast alle Unternehmen greift.
Was gilt heute, im Jahr 2026?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das ist bereits Pflicht.
Für den Versand gilt noch die Übergangsregel: Sie dürfen bis Ende 2026 weiterhin PDF- oder Papierrechnungen ausstellen – aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Übergangsregel für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Ab dem 1. Januar 2028 greift die Sendepflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen – unabhängig vom Umsatz.
Rechtsgrundlagen: Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) · BMF-FAQ zur E-Rechnung
ZEITPLAN
E-Rechnungspflicht – Stand heute (2026)
Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025. Die Sendepflicht rückt näher – hier der aktuelle Fahrplan bis 2028. Grundlagen: BMF-FAQ zur E-Rechnung und Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108).
Empfangspflicht
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – seit dem 1. Januar 2025 Pflicht.
Übergangsregel endet früher für größere Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz.
Allgemeine Sendepflicht für Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2028 greift die Sendepflicht für die meisten inländischen B2B-Rechnungen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung · Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) | Angaben ohne Gewähr
Wer ist betroffen?
Betroffen
- Alle Unternehmen mit B2B-Umsätzen in Deutschland
- Freiberufler und Selbstständige
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Empfang ja; Ausstellung oft ausgenommen)
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
- Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
- Einzelunternehmen
Nicht betroffen (typisch)
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG (soweit ausgenommen)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR
- Fahrausweise im ÖPNV
Wer ist von der Sendepflicht ausgenommen?
Die folgende Übersicht bezieht sich auf die Sendepflicht für ausgehende Rechnungen. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt. Einzelheiten und Grenzfälle: BMF-FAQ zur E-Rechnung.
| Fall | Von Sendepflicht befreit? | Stand |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG (eigene Rechnungen) | Ja | dauerhaft |
| Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV) | Ja | dauerhaft |
| Fahrausweise (§ 34 UStDV) | Ja | dauerhaft |
| B2C-Rechnungen (an Endverbraucher) | Ja | dauerhaft |
| Grenzüberschreitende B2B-Rechnungen | Sonderregelung (ViDA ab 2030) | gesonderte EU-Regelung |
Empfangspflicht vs. Sendepflicht
Empfangspflicht heißt: Ihr Unternehmen muss eingehende E-Rechnungen technisch und organisatorisch annehmen können – seit dem 1. Januar 2025 verbindlich.
Sendepflicht heißt: Ausgehende Rechnungen müssen in einem strukturierten E-Rechnungsformat ausgestellt werden – hier gelten die Übergangsregeln bis 2026/2027 und ab 2028 der Regelfall. Details: BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Was nicht unter die Pflicht fällt
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR.
- Fahrausweise.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach den gesetzlichen Ausnahmeregeln.
Kleinunternehmer: die häufigste Fehlannahme
Richtig ist: Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für eigene Leistungen, für die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG angewendet wird, müssen sie grundsätzlich keine E-Rechnung ausstellen. Freiwillig dürfen sie es selbstverständlich trotzdem.
Mehr dazu im Spezialratgeber: E-Rechnung für Kleinunternehmer · BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Checkliste: Was Sie mit Stand 2026 konkret prüfen sollten
Kurz und pragmatisch – damit Empfang und späterer Versand reibungslos bleiben:
E-Rechnungen empfangen können
Postfach, Spam-Filter, Weiterleitung an Buchhaltung – und ob eingehende XML- oder ZUGFeRD-Anhänge ankommen.
Formate verstehen
Unterschiede und typische Einsatzbereiche: XRechnung vs. ZUGFeRD.
Software prüfen
Kann Ihr System bereits XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Wenn nein: Konverter nutzen.
Konverter testen
Eine echte PDF-, Word- oder Excel-Rechnung durch den Konverter schicken und im Validator prüfen.
Prozess festhalten
Wer erzeugt, wer versendet, wer archiviert – für Prüfungen und Teamübergaben.
Ratgeber: XRechnung vs. ZUGFeRD · Konverter · Validator
Was passiert, wenn Sie die Fristen versäumen?
Es gibt keinen festen Bußgeldkatalog – die praktischen Risiken sind dennoch hoch, sobald die Sendepflicht für Sie greift (siehe Zeitplan oben). Orientierung: BMF-FAQ zur E-Rechnung.
- ·Vorsteuerabzug gefährdet: Nicht-konforme Rechnungen werden möglicherweise nicht anerkannt.
- ·Betriebsprüfung: Fehlende oder fehlerhafte E-Rechnungen ziehen Nachfragen nach sich.
- ·Zahlungsfluss: Geschäftspartner können nicht-konforme Rechnungen zurückweisen.
Rechtliche Einordnung
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) beschlossen. Die praktische Auslegung und FAQ stellt das Bundesfinanzministerium (FAQ E-Rechnung) bereit.
Als E-Rechnung gilt eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil BASIC) erfüllen diese Anforderung – siehe Erläuterungen in der BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Für die Umsatzsteuer relevant sind die Vorgaben in § 14 UStG in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung; Gesetzesgrundlage und Übergangsregeln im Kontext des Wachstumschancengesetzes.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss ich schon 2026 E-Rechnungen versenden?
Nein – nicht pauschal. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Für den Versand gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin PDF- oder Papierrechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Übergangsregel für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 greift die Sendepflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen – unabhängig vom Umsatz, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Details stehen in der BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Was passiert, wenn ich nach 2028 keine E-Rechnung ausstelle?
Sie verletzen die Ausstellungspflicht. Empfänger können die Annahme verweigern; der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein. Einordnung und Beispiele finden Sie in der BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja – für den Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für eigene Rechnungen unter der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG sind sie von der Sendepflicht dauerhaft ausgenommen. Ausführlich erläutert das die BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Muss ich alte Papierrechnungen nachträglich digitalisieren?
Nein. Die Pflichten betreffen die künftige Ausstellung und den Empfang von Rechnungen, nicht die nachträgliche Digitalisierung alter Belege. Orientierung bietet die BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Was zählt als E-Rechnung – reicht eine PDF?
Eine einfache PDF ohne strukturierte, maschinenlesbare Daten reicht nicht. Erforderlich ist ein EN-16931-konformes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD (mindestens Profil BASIC). Erläuterungen stehen in der BMF-FAQ zur E-Rechnung.
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