E-Rechnungspflicht 2025–2028: Alle Fristen im Überblick
Zuletzt aktualisiert: 4. März 2026
Ab Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Hier erfahren Sie alles zu Fristen, Formaten und was Sie konkret tun müssen.
Die Fristen im Überblick
Empfangspflicht für alle Unternehmen
Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt für alle B2B-Geschäfte – unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG sind betroffen.
Sendepflicht ab €800.000 Vorjahresumsatz
Unternehmen mit mehr als €800.000 Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen noch ein Jahr länger mit anderen Formaten arbeiten (mit Zustimmung des Empfängers).
Allgemeine Sendepflicht (mit Ausnahmen)
Ab diesem Datum müssen die meisten deutschen B2B-Rechnungen im E-Rechnungsformat ausgestellt werden. Ausnahmen: Kleinunternehmer nach §19 UStG (dauerhaft befreit), Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG.
Wer ist betroffen?
Betroffen
- Alle Unternehmen mit B2B-Umsätzen in Deutschland
- Freiberufler und Selbstständige
- Kleinunternehmer nach §19 UStG
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
- Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
- Einzelunternehmen
Nicht betroffen
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen unter €250
- Fahrausweise im ÖPNV
Wichtig für Kleinunternehmer (§19 UStG)
Ein häufiger Irrtum: Viele Kleinunternehmer glauben, dass sie von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Das stimmt nicht.
Die E-Rechnungspflicht knüpft nicht an die Umsatzsteuerpflicht an, sondern an B2B-Umsätze. Wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnungen an andere Unternehmen stellen (auch ohne MwSt.), fallen Sie unter die Regelung.
Praktisch bedeutet das: Ihre E-Rechnung enthält alle normalen Pflichtangaben, nur ohne Mehrwertsteuerausweis. Der Hinweis auf §19 UStG gehört weiterhin auf die Rechnung. Das Format (XRechnung oder ZUGFeRD) unterstützt dies vollständig.
Was bedeutet das konkret für Sie?
E-Rechnungen empfangen können (ab 2025)
Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen öffnen und verarbeiten können. XRechnung (XML) können Sie mit einem Validator prüfen. ZUGFeRD-Dateien öffnen sich wie normale PDFs. Informieren Sie Ihre Buchhaltung über die neuen Formate.
Rechnungsprozess anpassen (vor 2027/2028)
Prüfen Sie, wie Sie aktuell Rechnungen erstellen. Wenn Sie Word, Excel oder PDF nutzen, können Sie mit e-rechnung.tools Ihre bestehenden Rechnungen einfach in E-Rechnungen konvertieren – ohne Systemwechsel.
Frühzeitig testen
Warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Erstellen Sie jetzt Ihre ersten E-Rechnungen und machen Sie sich mit dem Format vertraut. Mit unseren 2 kostenlosen Konvertierungen können Sie sofort loslegen.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
Die wichtigsten Schritte, um Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten:
E-Rechnungen empfangen können
Als Minimum reicht ein E-Mail-Postfach, das XML- und PDF-Anhänge empfangen kann. Stellen Sie sicher, dass Ihr Spam-Filter E-Rechnungen nicht blockiert.
Formate verstehen
Machen Sie sich mit XRechnung und ZUGFeRD vertraut. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, haben aber unterschiedliche Einsatzbereiche.
Bestehendes Rechnungstool prüfen
Kann Ihre aktuelle Software (DATEV, Lexware, sevDesk, etc.) bereits E-Rechnungen erstellen? Falls ja, aktivieren Sie die Funktion. Falls nein, nutzen Sie eine Konvertierungslösung.
Konvertierungslösung einrichten
Wenn Sie Ihre Rechnungen in Word, Excel oder als PDF erstellen, können Sie diese mit unserem Konverter in konforme E-Rechnungen umwandeln – ohne Systemwechsel.
Erste Test-Konvertierung durchführen
Erstellen Sie jetzt Ihre erste E-Rechnung – mit unseren 2 kostenlosen Konvertierungen können Sie sofort und ohne Risiko testen, ob alles funktioniert.
Prozess dokumentieren
Halten Sie fest, wie E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen erstellt, versendet und archiviert werden. Das hilft bei Steuerprüfungen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Was passiert, wenn Sie die Fristen versäumen?
Derzeit gibt es keinen expliziten Bußgeldkatalog für die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht. Das bedeutet aber nicht, dass es keine Konsequenzen gibt:
- Vorsteuerabzug gefährdet: Nicht-konforme Rechnungen werden möglicherweise nicht für den Vorsteuerabzug anerkannt.
- Betriebsprüfungs-Risiko: Bei einer Steuerprüfung können fehlende oder fehlerhafte E-Rechnungen zu Nachfragen und Korrekturen führen.
- Geschäftspartner lehnen ab: Andere Unternehmen können nicht-konforme Rechnungen zurückweisen, was zu Zahlungsverzögerungen führt.
Rechtlicher Hintergrund
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) beschlossen. Die Regelung findet sich in §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) in der ab 2025 geltenden Fassung.
Als E-Rechnung gilt eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) erfüllen diese Anforderung.
Die technische Grundlage bildet der europäische Standard EN 16931, der einheitliche semantische Datenmodelle für elektronische Rechnungen definiert.
Weiterführende Informationen
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Bin ich als Kleinunternehmer (§19 UStG) auch betroffen?
Teilweise. Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Von der Sendepflicht sind Kleinunternehmer nach §19 UStG jedoch dauerhaft befreit (§34a UStDV). Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Freiwillig E-Rechnungen zu erstellen ist natürlich jederzeit möglich.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen versenden kann?
Zunächst: Ab 2025 müssen Sie E-Rechnungen nur empfangen können, noch nicht zwingend versenden. Wenn Sie ab 2027/2028 keine konformen E-Rechnungen versenden, riskieren Sie, dass Ihre Kunden die Rechnung nicht akzeptieren (müssen). Das kann zu Zahlungsverzögerungen führen. Steuerliche Sanktionen sind derzeit nicht vorgesehen, aber die Einhaltung ist für professionelle Geschäftsbeziehungen wichtig.
Reicht es, eine PDF zu versenden?
Nein. Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (XRechnung oder ZUGFeRD). Eine ZUGFeRD-Datei ist zwar auch eine PDF, enthält aber zusätzlich maschinenlesbare XML-Daten – das macht den Unterschied.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze. Für Rechnungen ins EU-Ausland gelten die jeweiligen nationalen Regelungen. Viele EU-Länder haben ähnliche Anforderungen (Italien ist z.B. Vorreiter). ZUGFeRD/Factur-X ist in der EU weit verbreitet und eine sichere Wahl für internationale Geschäfte.
Welches Format soll ich verwenden – XRechnung oder ZUGFeRD?
Für Rechnungen an Behörden (B2G) ist XRechnung vorgeschrieben. Für B2B-Rechnungen sind beide Formate erlaubt. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass Ihre Kunden die Rechnung auch ohne spezielle Software lesen können. Mit e-rechnung.tools können Sie beide Formate erstellen.
Wie empfange ich E-Rechnungen?
E-Rechnungen können Sie per E-Mail als Anhang empfangen – genau wie normale PDF-Rechnungen heute auch. Der Unterschied ist das Format: statt einer einfachen PDF bekommen Sie eine XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Diese können Sie mit unserem kostenlosen Validator prüfen.
Muss ich meine Buchhaltungssoftware wechseln?
Nicht unbedingt. Wenn Ihre aktuelle Software bereits XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt, können Sie sie weiterhin nutzen. Falls nicht, können Sie Ihre bestehenden Rechnungen (PDF, Word, Excel) mit e-rechnung.tools in konforme E-Rechnungen konvertieren – ohne Systemwechsel.
Kann mein Steuerberater die E-Rechnungen für mich erstellen?
Grundsätzlich ja, wenn Ihr Steuerberater entsprechende Software nutzt. Viele Steuerberater bieten diesen Service an. Alternativ können Sie Ihre Rechnungen wie gewohnt erstellen und selbst konvertieren – das ist oft schneller und günstiger.
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