E-Rechnung empfangen und prüfen: So sind Sie vorbereitet
Zuletzt aktualisiert: 4. März 2026
Seit 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — unabhängig von Größe oder Umsatz. Was das konkret für Sie bedeutet und wie Sie E-Rechnungen korrekt prüfen, erfahren Sie hier.
Was bedeutet Empfangspflicht konkret?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Jedes Unternehmen in Deutschland, das B2B-Geschäfte tätigt, muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD entgegenzunehmen. Das ist keine freiwillige Option — es ist eine gesetzliche Pflicht nach §14 UStG.
Das bedeutet konkret: Wenn Ihnen ein Geschäftspartner eine E-Rechnung sendet, dürfen Sie diese nicht ablehnen oder stattdessen eine PDF- oder Papierrechnung verlangen. Sie müssen die E-Rechnung empfangen, verarbeiten und GoBD-konform archivieren können.
Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmensformen — vom Einzelunternehmer über Freiberufler bis zur GmbH. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG sind betroffen. Die Befreiung nach §19 UStG gilt ausschließlich für die Sendepflicht, nicht für den Empfang.
Welche Formate können ankommen?
XRechnung (XML)
Eine reine XML-Datei — maschinenlesbar, aber nicht direkt für Menschen lesbar. Wenn Sie eine XRechnung als E-Mail-Anhang erhalten, können Sie den Inhalt nicht einfach durch Doppelklick öffnen wie eine PDF.
Um den Inhalt zu sehen, benötigen Sie einen XRechnung-Viewer oder unseren kostenlosen Validator. XRechnung wird vor allem für Rechnungen an Behörden (B2G) verwendet, kommt aber zunehmend auch im B2B-Bereich vor.
ZUGFeRD (PDF + XML)
Eine hybride Rechnung: sieht aus wie eine normale PDF, enthält aber zusätzlich maschinenlesbare XML-Daten. Für Empfänger besonders komfortabel, weil die Rechnung wie gewohnt geöffnet und gelesen werden kann.
Die eingebetteten XML-Daten ermöglichen die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware. ZUGFeRD ist international auch als Factur-X bekannt und im B2B-Bereich weit verbreitet.
Beide Formate basieren auf dem europäischen Standard EN 16931 und sind in Deutschland gleichwertig anerkannt. Mehr zu den Unterschieden →
Checkliste: E-Rechnungen empfangen
Prüfen Sie diese fünf Punkte, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen korrekt empfangen und verarbeiten kann:
Kann Ihr E-Mail-System XML-Anhänge empfangen?
Manche E-Mail-Server oder Spam-Filter blockieren XML-Dateien als potenzielle Sicherheitsbedrohung. Prüfen Sie Ihre E-Mail-Konfiguration und setzen Sie XML-Anhänge von bekannten Geschäftspartnern auf die Whitelist. Testen Sie den Empfang mit einer Test-XML-Datei.
Können Sie XRechnung-XML-Dateien öffnen und lesen?
Im Gegensatz zu ZUGFeRD-PDFs lassen sich XRechnung-Dateien nicht einfach mit einem PDF-Reader öffnen. Nutzen Sie unseren kostenlosen Validator — er zeigt den Inhalt übersichtlich an und prüft gleichzeitig die Konformität.
Kann Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen importieren?
Die gängigen Programme wie DATEV, Lexware, sevDesk, BuchhaltungsButler und FastBill unterstützen den Import von XRechnung und ZUGFeRD. Prüfen Sie, ob die Funktion aktiviert ist und testen Sie den Import mit einer Beispiel-E-Rechnung.
Haben Sie einen GoBD-konformen Archivierungsprozess?
E-Rechnungen müssen elektronisch, revisionssicher und unveränderbar für 10 Jahre aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht — die Originaldatei (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) muss erhalten bleiben. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Cloud-Buchhaltungslösungen bieten oft integrierte GoBD-konforme Archivierung.
Haben Sie Ihre Lieferanten informiert?
Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern mit, dass Sie E-Rechnungen empfangen können und welche E-Mail-Adresse dafür vorgesehen ist. Das beschleunigt die Umstellung und vermeidet Rückfragen.
E-Rechnung prüfen: So geht's
ZUGFeRD: Visuelle Prüfung + XML-Daten
Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie wie eine normale PDF öffnen und visuell prüfen. Achten Sie aber darauf, dass die eingebetteten XML-Daten mit dem sichtbaren PDF-Inhalt übereinstimmen — bei Abweichungen sind die XML-Daten maßgeblich. Nutzen Sie unseren Validator, um die XML-Daten automatisch zu prüfen.
XRechnung: Validierung ist Pflicht
Da XRechnung rein maschinenlesbar ist, sollten Sie jede empfangene Datei auf EN 16931-Konformität prüfen. So stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder vorhanden und korrekt gefüllt sind. Unser Validator zeigt Ihnen die Rechnungsdaten übersichtlich an und meldet eventuelle Fehler.
Was tun bei Fehlern?
Wenn die Validierung Fehler zeigt oder Pflichtangaben fehlen, kontaktieren Sie den Absender und bitten Sie um eine korrigierte E-Rechnung. Verarbeiten Sie fehlerhafte Rechnungen nicht in Ihrer Buchhaltung — bei einer Betriebsprüfung können nicht-konforme E-Rechnungen Probleme beim Vorsteuerabzug verursachen.
E-Rechnung kostenlos prüfen
Unser Validator prüft XRechnung und ZUGFeRD auf EN 16931-Konformität — kostenlos und ohne Anmeldung.
Und wenn Sie selbst E-Rechnungen versenden müssen?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Die Sendepflicht wird stufenweise eingeführt: Ab Januar 2027 für Unternehmen mit über €800.000 Vorjahresumsatz, ab Januar 2028 für die meisten B2B-Rechnungen. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Sendepflicht befreit.
Wenn Sie Ihre Rechnungen bereits in Word, Excel oder als PDF erstellen, müssen Sie Ihren Workflow nicht ändern. Laden Sie Ihre bestehende Rechnung einfach hoch — wir konvertieren sie automatisch in eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Ohne Dateneingabe, ohne neues System.
Bestehende Rechnung in E-Rechnung umwandeln
Word, Excel oder PDF hochladen — automatisch in XRechnung oder ZUGFeRD konvertieren.
Häufige Fragen zum E-Rechnungsempfang
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten. Sie können von Ihrem Geschäftspartner nicht verlangen, stattdessen eine PDF- oder Papierrechnung zu senden.
Was mache ich mit einer XRechnung-XML-Datei?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und lässt sich nicht wie eine PDF öffnen. Nutzen Sie einen Viewer oder unseren kostenlosen Validator unter e-rechnung.tools/validieren, um den Inhalt zu prüfen und die Konformität sicherzustellen. Viele Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, sevDesk) können XRechnung-Dateien direkt importieren.
Muss ich E-Rechnungen anders archivieren?
Ja. E-Rechnungen müssen GoBD-konform elektronisch archiviert werden. Das bedeutet: revisionssicher, unveränderbar und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) zugänglich. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus — die elektronische Originaldatei muss aufbewahrt werden.
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Die Befreiung nach §19 UStG betrifft nur die Sendepflicht — Kleinunternehmer müssen also E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, sind aber dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen zu versenden.
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung erhalte?
Wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist oder die Validierung nicht besteht, kontaktieren Sie den Absender und bitten Sie um eine korrigierte Version. Verarbeiten Sie fehlerhafte Rechnungen nicht in Ihrer Buchhaltung, da dies bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen kann.
Können E-Rechnungen Viren enthalten?
XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF/A mit eingebettetem XML) enthalten strukturierte Daten, keinen ausführbaren Code. Das Risiko ist deutlich geringer als bei Office-Dokumenten mit Makros. Dennoch sollten Sie wie bei allen E-Mail-Anhängen Ihre üblichen Sicherheitsmaßnahmen beibehalten (Virenscanner, Absenderprüfung).
E-Rechnung erhalten? Jetzt prüfen.
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