Datenschutzerklärung

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

• Hochgeladene Dokumente: Werden nach der Verarbeitung (max. 24 Stunden) automatisch gelöscht
• Generierte E-Rechnungen: Ohne Wiederherstellung nur in Ihrem Browser, einzelne Rechnungen für die Dauer der Browser-Sitzung und die Ergebnisse eines Stapels bis zu 24 Stunden (siehe Abschnitt 8); mit aktivierter Wiederherstellung 60 Minuten verschlüsselt gespeichert, danach automatisch gelöscht; über die Programmierschnittstelle (API) erzeugte E-Rechnungen übermitteln wir nur in der Antwort auf die jeweilige Anfrage und speichern sie nicht
• Server-Logs: Werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht
• Ereignisprotokoll: Technische Ereignisse wie Konvertierungen, Käufe und Fehler protokollieren wir ohne Inhalte Ihrer Rechnungen; Einträge zu Käufen enthalten Kennungen des Zahlungsvorgangs bei Stripe, Einträge zur Anmeldung die E-Mail-Adresse des Kontos. Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, Einträge zur Anmeldung und anonyme Rückmeldungen aus der Umfrage nach 24 Monaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb, Fehleranalyse und Weiterentwicklung des Dienstes)
• Ratenbegrenzung: Zum Schutz vor Missbrauch und Überlastung zählen wir Anfragen je IP-Adresse, bei angemeldeten Nutzern je Konto und IP-Adresse, bei der Programmierschnittstelle (API) je API-Schlüssel und bei der Anmeldung je E-Mail-Adresse. Die Zähler laufen spätestens nach zwei Tagen ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Verfügbarkeit des Dienstes)
• Versand-Metadaten: Beim E-Mail-Versand einer Rechnung speichern wir Empfängeradressen, Betreff und Zeitpunkt für 7 Tage, um die Zustellung zu prüfen und Sie über fehlgeschlagene Zustellungen zu benachrichtigen
• Nicht zustellbare Anmeldecodes: Kann eine E-Mail mit einem Anmeldecode nicht zugestellt werden, speichern wir die Empfängeradresse und den Zeitpunkt für 30 Tage, um Sie bei einer erneuten Anmeldung mit dieser Adresse auf einen möglichen Schreibfehler hinzuweisen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Anmeldung)
• Stammdaten des Rechnungsstellers: Für angemeldete Nutzer hinterlegte Angaben (Firma, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummern, Bankverbindung, Logo) werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und mit dem Konto gelöscht; die Angaben außer dem Logo liegen dabei mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank
• Zuletzt verwendete Empfängeradressen: Für angemeldete Nutzer speichern wir die E-Mail-Adressen der letzten zehn Rechnungsempfänger, um sie beim Ausfüllen vorzuschlagen. Ältere Einträge werden fortlaufend ersetzt; die Liste wird mit dem Konto gelöscht
• Teamdaten: Mitgliedschaft, Rolle und Name eines Mitglieds bis zum Verlassen des Teams oder zur Entfernung, der Teamname bis zur Änderung oder bis zur Löschung des Kontos; offene Einladungen werden 30 Tage nach der Einladung automatisch gelöscht; Nutzungszähler und das Datum der letzten Konvertierung werden nach spätestens 14 Monaten automatisch gelöscht, Einträge des Teamprotokolls (höchstens 500 je Team) nach spätestens 24 Monaten
• Outlook-Verbindung: Bis Sie die Verbindung im Konto trennen oder das Konto löschen; die Zugriffstoken liegen dabei mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank
• API-Schlüssel: Bis Sie den Schlüssel im Konto widerrufen oder das Konto löschen; den Schlüssel selbst speichern wir nicht, sondern seinen Prüfwert
• Hinweise zum Guthaben: Höchster Guthabenstand seit der letzten Aufladung und Zeitpunkte der Hinweise werden 14 Monate nach der letzten Konvertierung mit Guthaben automatisch gelöscht; die Einstellung bleibt bis zu ihrer Änderung oder bis zur Löschung des Kontos gespeichert
• E-Mail-Einwilligung: Die Angaben zu Einwilligung, Widerruf und gesendeten Marketing-E-Mails speichern wir, solange das Konto besteht. Vermerke zum Versand einzelner Produktupdates werden spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht
• E-Mails zu unseren Paketen: Die Angaben speichern wir, solange das Konto besteht; die Angaben zur zuletzt begonnenen Bestellung und das Ende des Bonus löschen wir mit dem nächsten Kauf
• Rechnungen für Käufe: Für jeden Kauf erstellen wir eine Rechnung und senden sie an die bei der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir so lange auf, wie es das Handels- und Steuerrecht vorschreibt (§ 147 AO, § 257 HGB). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Umfrage-Antworten: Werden 24 Monate nach Abgabe automatisch gelöscht; anonyme Zählwerte (Anzahl je Antwort) bleiben ohne Personenbezug erhalten
• Kostenlose Konvertierung ohne Anmeldung: Kennung, Zahl der genutzten kostenlosen Konvertierungen und Zeitpunkte der Nutzung werden zwölf Monate nach der Nutzung automatisch gelöscht; der Zähler neuer Kennungen je IP-Adresse spätestens nach zwei Tagen
• Herkunft von Besuchen und Käufen: Das Cookie „ad_attribution“ läuft 90 Tage nach Ihrem letzten Besuch ab. Kampagnenparameter in einer Bestellung bei Stripe und in einer Kaufmeldung an PostHog werden mit dieser Bestellung bzw. Kaufmeldung gelöscht
• Sicherungskopien: Zum Schutz vor Datenverlust sichern wir die in unserer Datenbank gespeicherten Konto- und Nutzungsdaten (unter anderem Konto und Guthaben, Stammdaten, Teamdaten, zuletzt verwendete Empfängeradressen, Outlook-Verbindung, Einträge zu API-Schlüsseln, Einwilligungen und Umfrage-Antworten) einmal täglich mit AES-256-GCM verschlüsselt in einem nicht öffentlichen Dateispeicher bei Vercel (Region Frankfurt am Main). Jede Sicherung wird nach 14 Tagen automatisch gelöscht; Daten, die wir löschen, sind damit nach spätestens 14 Tagen auch aus den Sicherungen entfernt. Hochgeladene Dokumente und erzeugte E-Rechnungen sind nicht Teil der Sicherungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verfügbarkeit des Dienstes und an der raschen Wiederherstellung nach einem Zwischenfall, vgl. Art. 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)

Haben Sie Ihre kostenlosen Konvertierungen aufgebraucht und das Fenster mit den Paketen ohne Kauf geschlossen, stellt der Dienst eine kurze Frage dazu, was Sie vom Kauf abgehalten hat. Die Teilnahme ist freiwillig, die Frage lässt sich überspringen. Gespeichert werden die gewählte Antwort, ein optionaler Freitext (höchstens 300 Zeichen), der Zeitpunkt, ob Sie angemeldet waren, die Zahl der genutzten kostenlosen Konvertierungen und eine pseudonyme Kennung (gekürzter SHA-256-Hash Ihrer Konto-E-Mail-Adresse oder, ohne Anmeldung, Ihrer IP-Adresse). Ihre E-Mail-Adresse selbst wird nicht mit der Antwort gespeichert. Bitte tragen Sie im Freitext keine personenbezogenen Daten ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung des Dienstes). Die Antworten werden 24 Monate nach Abgabe automatisch gelöscht; anonyme Zählwerte (Anzahl je Antwort) bewahren wir ohne Personenbezug auf. Der Freitext wird nicht an Analyse-Dienste übermittelt.

Sie haben jederzeit das Recht:

• Widerruf der Einwilligung: Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht — etwa für Marketing-E-Mails (siehe Abschnitt 10) —, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Der Widerruf erfolgt über den Abmelde-Link in jeder Marketing-E-Mail, für die Einwilligung im Cookie-Banner über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite oder per E-Mail an support@e-rechnung.tools (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO)
• Der Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO), insbesondere der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für Werbung (siehe Abschnitt 10)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: support@e-rechnung.tools

Diese Website verwendet technisch notwendige First-Party-Cookies für den Betrieb: Speicherung Ihrer Entscheidung im Cookie-Banner, Sitzungs-Cookie bei Anmeldung und das Cookie „ert_trial“ für die kostenlose Konvertierung ohne Anmeldung (zufällige Kennung, Laufzeit zwölf Monate, siehe Abschnitt 3).

Außerdem legt die Website Daten lokal in Ihrem Browser ab (localStorage und IndexedDB), damit Sie Ihre Arbeit nach einem Neuladen fortsetzen können: angefangene Rechnungsformulare bis zu 7 Tage, die Ergebnisse eines Stapels bis zu 24 Stunden. Ältere Einträge löscht die Website beim nächsten Aufruf. Dazu kommen kleine Merker, etwa für ausgeblendete Hinweise und Ihre Layout-Auswahl. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Die Speicherung ist für die von Ihnen genutzte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Vercel Web Analytics nutzt keine Cookies; die Reichweitenmessung erfolgt first-party und cookieless (siehe Abschnitt 9).

PostHog kann nach Ihrer Einwilligung Cookies bzw. vergleichbare Technologien im Browser setzen oder auslesen. Ohne „Akzeptieren” im Cookie-Banner wird die PostHog-Erfassung nicht aktiviert. Ihre Entscheidung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern. Lehnen Sie dort ab, beenden wir die PostHog-Erfassung und löschen in Ihrem Browser das Cookie „ad_attribution“ sowie die von PostHog gespeicherten Kennungen.

Ebenfalls nur nach Ihrer Einwilligung setzen wir das Cookie „ad_attribution“ (Laufzeit 90 Tage, bei jedem Besuch verlängert). Es enthält Ihre PostHog-Kennung und gegebenenfalls die Kampagnenparameter des Links, über den Sie gekommen sind, damit wir einen späteren Kauf diesem Besuch zuordnen können (siehe Abschnitt 9).

Zur Verbesserung des Angebots setzen wir die nachfolgenden Dienste ein. PostHog wird auf der Website erst nach Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Vercel Web Analytics und Speed Insights laufen ohne Einwilligung auf Grundlage berechtigten Interesses (siehe unten). Nähere Angaben zu Auftragsverarbeitern finden Sie unter Abschnitt 4.

E-Mails zu unseren Paketen: Sind Ihre kostenlosen Konvertierungen aufgebraucht, senden wir Ihnen eine E-Mail. Haben wir Sie bei der Anmeldung auf diese E-Mails hingewiesen und haben Sie der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für Werbung nicht widersprochen, enthält sie unsere Pakete und Preise. Außerdem erinnern wir Sie dann höchstens einmal an das Ende des Bonus und, wenn Sie eine Bestellung begonnen, aber nicht abgeschlossen haben, höchstens einmal in 30 Tagen an diese Bestellung. Wettbewerbsrechtlich stützen wir diese E-Mails auf § 7 Abs. 3 UWG, datenschutzrechtlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an Werbung für eigene ähnliche Leistungen). Auf Ihr Widerspruchsrecht weisen wir bei der Anmeldung und in jeder dieser E-Mails hin. Sie können jederzeit widersprechen, in den Kontoeinstellungen oder über den Link in der E-Mail, ohne dass Ihnen andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). In allen anderen Fällen und bei Konten der Vergleichsgruppe enthält die E-Mail nur den Hinweis, dass die kostenlosen Konvertierungen aufgebraucht sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Messung der Wirkung: Um zu prüfen, ob diese E-Mails zu Käufen führen, bestimmen wir zufällig etwa jedes fünfte Konto, das sie erhalten könnte, für eine Vergleichsgruppe. Diese Konten erhalten statt der E-Mail mit Paketen und Preisen nur den Hinweis, dass die kostenlosen Konvertierungen aufgebraucht sind, und keine Erinnerungen. Dazu speichern wir beim Konto die Gruppe, Zeitpunkte und Art dieser E-Mails, Zeitpunkt, Paket, Anzahl und Herkunft der zuletzt begonnenen Bestellung (etwa über den Link in einer dieser E-Mails) sowie Zeitpunkt und Herkunft des ersten Kaufs danach. Ausgewertet werden diese Angaben nur zusammengefasst, ohne Bezug zu einzelnen Personen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, die Wirkung unserer E-Mails zu messen).

Marketing-E-Mails: Tipps zur E-Rechnung, eine kurze Rückfrage zu Ihren Erfahrungen und Produktupdates (höchstens eine E-Mail je Kalendermonat) senden wir nur, wenn Sie bei der Anmeldung über das entsprechende Kontrollkästchen, später in den Kontoeinstellungen oder über den Bestätigungslink in einer unserer E-Mails ausdrücklich zugestimmt haben. Haben Sie unter der früheren Fassung dieses Abschnitts eingewilligt und den neuen Umfang nicht bestätigt, erhalten Sie insgesamt höchstens fünf Marketing-E-Mails. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder Marketing-E-Mail oder in den Kontoeinstellungen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Nachweis der Einwilligung: Wir speichern beim Konto, wann, auf welchem Weg und in welcher Fassung Sie eingewilligt oder widerrufen haben, außerdem die Zahl der Ihnen gesendeten Marketing-E-Mails und den Zeitpunkt der letzten. So können wir die Einwilligung nachweisen und die genannten Grenzen einhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Öffnungen unserer E-Mails erfassen wir nicht. Links auf unsere Website tragen nur eine Kennung der jeweiligen E-Mail, keine Kennung von Ihnen. Ihre E-Mail-Adresse enthalten nur der Abmeldelink und der Bestätigungslink.

Hinweise zum Guthaben: Wenn Sie diese Hinweise in den Kontoeinstellungen einschalten, senden wir Ihnen an die E-Mail-Adresse des Kontos je Aufladung bis zu zwei E-Mails: eine, wenn das Guthaben auf etwa ein Zehntel des Stands nach der letzten Aufladung gesunken ist (spätestens bei fünf verbleibenden Konvertierungen), und eine, wenn es aufgebraucht ist. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, in den Kontoeinstellungen oder über den Abmeldelink in jedem Hinweis. Für Konten, die Guthaben nutzen, speichern wir unabhängig davon den höchsten Guthabenstand seit der letzten Aufladung und die Zeitpunkte der Hinweise. Daran erkennen wir den Zeitpunkt für die Hinweise und, dass das Konto keine E-Mails zu den kostenlosen Konvertierungen mehr erhalten soll (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sie können sich jederzeit von Marketing-E-Mails abmelden. Jede Marketing-E-Mail enthält einen Abmeldelink. Alternativ schreiben Sie an support@e-rechnung.tools.