KONVERTER
PDF zu ZUGFeRD konvertieren
Aus Ihrer vorhandenen PDF-Rechnung wird eine ZUGFeRD-Datei — gleiches Aussehen, zusätzlich mit strukturierten XML-Daten.
Zuletzt aktualisiert: 11. Februar 2026
So erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung
In drei einfachen Schritten zur hybriden E-Rechnung
PDF-Rechnung hochladen
Laden Sie Ihre bestehende PDF-Rechnung hoch. Wir verarbeiten PDFs aus jedem Programm.
Daten prüfen
Alle Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert. Prüfen und ergänzen Sie bei Bedarf.
ZUGFeRD herunterladen
Laden Sie Ihre ZUGFeRD-Datei herunter: Eine PDF mit eingebetteten XML-Daten – lesbar und maschinenlesbar.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine normale PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.
Für Menschen lesbar
Die PDF-Ebene zeigt eine ganz normale Rechnung, wie Sie sie kennen. Jeder kann sie öffnen, lesen und ausdrucken – ohne spezielle Software.
Für Maschinen lesbar
Die eingebetteten XML-Daten können von Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen werden – keine manuelle Dateneingabe mehr.
Warum ZUGFeRD?
Die Vorteile des hybriden E-Rechnungsformats
Das Beste aus zwei Welten
ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit strukturierten XML-Daten. Ihre Kunden sehen eine normale Rechnung, Buchhaltungssysteme können sie automatisch verarbeiten.
Ideal für B2B-Rechnungen
Anders als XRechnung (reines XML) ist ZUGFeRD auch für Empfänger ohne spezielle Software lesbar – perfekt für den B2B-Bereich.
Automatische Verarbeitung
Buchhaltungssysteme wie DATEV, Lexware oder SAP können die XML-Daten automatisch einlesen – keine manuelle Erfassung mehr.
Gesetzeskonform ab 2025
ZUGFeRD entspricht als EN-16931-konformes Hybridformat den Anforderungen der E-Rechnungspflicht und lässt sich mit den offiziellen Regeln prüfen.
Auch Factur-X genannt
ZUGFeRD ist der deutsche Name, Factur-X der französische – technisch ist es das gleiche Format, international anerkannt.
Ihre Daten sind sicher
Ihre Rechnungsdaten werden ausschließlich zur Konvertierung verwendet und nach der Verarbeitung automatisch gelöscht. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform über geprüfte Auftragsverarbeiter.
Wann PDF zu ZUGFeRD besonders sinnvoll ist
Diese Route ist stark, wenn Sie an Geschäftskunden senden, die eine lesbare PDF behalten und trotzdem strukturierte XML-Daten erhalten sollen.
Für B2B ohne Medienbruch
Ihr Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen, während Buchhaltungssysteme parallel die eingebetteten Daten verarbeiten.
Für schrittweise Umstellung
ZUGFeRD ist oft der pragmatische Einstieg, wenn Sie noch keine reine XML-Kommunikation im Alltag etabliert haben.
Für Teams mit vorhandenen PDFs
Sie arbeiten bereits mit fertigen PDF-Rechnungen und möchten diese um strukturierte EN-16931-Daten ergänzen, statt den Ausgangsprozess neu zu bauen.
Was aus der Ausgangs-PDF gut erkennbar sein sollte
- Lesbarer Rechnungstext: Idealerweise handelt es sich um eine digital erstellte PDF, nicht um einen reinen Scan.
- Saubere Betragslogik: Netto, Steuer und Gesamtbetrag sollten klar nachvollziehbar sein, damit das XML korrekt abgebildet wird.
- Vollständige Geschäftsdaten: Lieferant, Empfänger, Rechnungsnummer und Leistungsdatum erleichtern die fehlerfreie Hybrid-Datei.
Was ZUGFeRD in der Praxis attraktiv macht
ZUGFeRD kombiniert Sichtbarkeit und Automatisierung. Der Kunde sieht weiterhin eine normale Rechnung, während im Hintergrund EN-16931-konforme XML-Daten mitgeliefert werden.
Wie das Format technisch aufgebaut ist, erklärt unser Ratgeber zum ZUGFeRD-Format. Eine fertige Datei können Sie anschließend direkt in unserem Validator prüfen.
Beispielworkflow: Von der PDF zur ZUGFeRD-Rechnung
Ein Dienstleister schreibt seine Ausgangsrechnung bereits als PDF und möchte ab 2026 nicht sofort das komplette Abrechnungssystem wechseln. Geschäftskunden wünschen aber zunehmend ein standardisiertes E-Rechnungsformat.
In diesem Fall ist ZUGFeRD oft der Mittelweg: Die bestehende PDF wird hochgeladen, die Daten werden geprüft und anschließend als Hybrid-Datei mit eingebettetem XML gespeichert und versendet.
Wenn Ihr Empfänger stattdessen eine reine XML-Datei erwartet, ist eher PDF zu XRechnung der passende Einstieg.
E-Rechnungspflicht: die wichtigsten Termine
1. Januar 2025
Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.
Bis 31. Dezember 2027
Übergangsfristen gelten weiter, zuletzt für Unternehmen mit bis zu 800.000 EUR Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028
Für inländische B2B-Umsätze gilt die Sendepflicht grundsätzlich flächendeckend.
Maßgeblich sind die offiziellen Begriffe und Regeln rund um EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD und die KoSIT-Prüfregeln. Für evergreen Seiten nennen wir bewusst Standards und Prüfpfade statt veralteter Punktversionen.
Mehr zur E-Rechnungspflicht erfahrenNicht sicher, welches Format Sie brauchen?
XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für B2B – aber was ist der genaue Unterschied? Unser Vergleich hilft Ihnen bei der Entscheidung.
XRechnung vs ZUGFeRD vergleichenHäufige Fragen
Antworten auf Ihre Fragen zu ZUGFeRD
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format – nicht direkt lesbar für Menschen, aber perfekt für die automatische Verarbeitung (vor allem bei Behörden). ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten – ideal für B2B, da der Empfänger auch ohne spezielle Software eine normale Rechnung sieht.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD hat verschiedene Profile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED. Wir erstellen standardmäßig das EN 16931-Profil, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und von allen Buchhaltungssystemen unterstützt wird.
Kann mein Kunde die ZUGFeRD-Rechnung normal öffnen?
Ja. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine normale PDF-Datei, die in jedem PDF-Reader geöffnet werden kann. Die XML-Daten sind unsichtbar eingebettet und werden nur von Buchhaltungssoftware ausgelesen.
Funktioniert ZUGFeRD mit DATEV, Lexware und anderen Programmen?
Ja. Alle gängigen deutschen Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill, SAP) können ZUGFeRD-Rechnungen automatisch einlesen und verarbeiten.
Ist ZUGFeRD für Behörden geeignet?
Für Rechnungen an deutsche Behörden (B2G) ist XRechnung das vorgeschriebene Format. ZUGFeRD ist primär für B2B-Rechnungen gedacht. Wir unterstützen beide Formate – Sie können beim Download wählen.