Was ist eine E-Rechnung? Definition und alles, was Sie wissen müssen
Zuletzt aktualisiert: 11. Februar 2026
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat gemäß der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die beiden gängigen E-Rechnungsformate. Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung.
E-Rechnung vs. PDF-Rechnung — Der entscheidende Unterschied
Der wichtigste Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung liegt in der Maschinenlesbarkeit. Eine PDF-Rechnung ist im Grunde ein digitales Bild Ihrer Rechnung. Menschen können sie lesen, aber Software kann die Daten nicht automatisch extrahieren. Rechnungsbeträge, Steuersätze oder Kundennummern müssen manuell abgetippt oder mit fehleranfälliger Texterkennung (OCR) ausgelesen werden.
Eine E-Rechnung hingegen enthält strukturierte XML-Daten, die von Buchhaltungssoftware automatisch und fehlerfrei verarbeitet werden können. Jedes Datenfeld — vom Rechnungsbetrag über die Umsatzsteuer bis zur Bankverbindung — ist eindeutig gekennzeichnet und maschinenlesbar.
Seit dem Wachstumschancengesetz 2024 unterscheidet das deutsche Umsatzsteuerrecht klar zwischen einer „elektronischen Rechnung“ (E-Rechnung im strukturierten Format) und einer„sonstigen Rechnung“ (Papier, PDF, Word, Excel). Nur strukturierte Formate nach EN 16931 gelten als E-Rechnung.
PDF-Rechnung (keine E-Rechnung)
- Digitales Bild/Dokument
- Nicht maschinenlesbar
- Manuelle Dateneingabe nötig
- Ab 2028 nicht mehr zulässig für B2B
E-Rechnung (konform)
- Strukturiertes XML-Datenformat
- Vollständig maschinenlesbar
- Automatische Verarbeitung möglich
- Entspricht EN 16931
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate etabliert, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Daneben gibt es weitere EN-16931-konforme Formate, die ebenfalls als E-Rechnung anerkannt werden. Entscheidend ist die Konformität mit dem europäischen Standard.
XRechnung
Ein reines XML-Format, das speziell für den deutschen öffentlichen Sektor entwickelt wurde. XRechnung enthält keine visuelle Darstellung — nur strukturierte Daten. Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden und die meisten Landesbehörden.
Reines XMLZUGFeRD
Ein hybrides Format: Eine visuell ansprechende PDF-Datei mit eingebettetem XML. Ihr Kunde kann die Rechnung wie eine normale PDF öffnen, während Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten automatisch ausliest. International auch als Factur-X bekannt.
PDF + eingebettetes XMLDiese Formate gelten NICHT als E-Rechnung:
Welches Format für Ihren Anwendungsfall am besten geeignet ist, erfahren Sie in unserem ausführlichen Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD — Welches Format brauchen Sie?
Warum gibt es die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland geht auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU zurück, die zunächst elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen vorschrieb. Mit dem Wachstumschancengesetz 2024 hat der deutsche Gesetzgeber die Pflicht auf alle B2B-Umsätze im Inland ausgeweitet.
Die Gründe dafür sind vielfältig: Strukturierte E-Rechnungen ermöglichen eine automatische Verarbeitung und reduzieren Fehler bei der Dateneingabe. Gleichzeitig will die EU mit der Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Durch maschinenlesbare Rechnungsdaten können Finanzbehörden Transaktionen effizienter prüfen.
Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Sendepflicht wird stufenweise eingeführt: Ab 2027 für Unternehmen mit mehr als €800.000 Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle Unternehmen.
Alle Details zu den Fristen und Übergangsregelungen finden Sie in unserem Ratgeber: E-Rechnungspflicht 2025 — Was Sie jetzt wissen müssen
Was muss in einer E-Rechnung stehen?
Eine E-Rechnung muss die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine herkömmliche Rechnung nach §14 UStG. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern im Format: Alle Angaben werden als strukturierte Datenfelder übermittelt und sind dadurch maschinenlesbar.
Pflichtangaben nach §14 UStG:
Zusätzliche Anforderungen für E-Rechnungen:
- Leitweg-ID: Pflicht bei Rechnungen an Behörden (B2G). Wird vom Auftraggeber mitgeteilt.
- BT-Codes nach EN 16931: Jedes Datenfeld wird mit einem standardisierten Business-Term-Code (z.B. BT-1 für Rechnungsnummer) gekennzeichnet.
- Strukturierte Daten: Alle Angaben müssen in einem maschinenlesbaren XML-Format vorliegen, nicht nur als Freitext.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Es gibt verschiedene Wege, eine E-Rechnung zu erstellen. Welcher für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihrem aktuellen Rechnungsprozess und Ihrem Rechnungsvolumen ab.
1Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion
Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware wie sevDesk, Lexware oder DATEV nutzen, prüfen Sie, ob diese E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format exportieren kann. Die meisten Anbieter haben diese Funktion inzwischen integriert. Nachteil: monatliche Kosten von €15-30.
2Bestehende Rechnungen konvertieren (empfohlen)
Der einfachste Weg: Laden Sie Ihre bestehende Rechnung (PDF, Word oder Excel) hoch und wir konvertieren sie automatisch in eine konforme E-Rechnung. Sie behalten Ihre gewohnte Rechnungsvorlage und Ihren Workflow. Alle Rechnungsdaten werden durch intelligente Erkennung automatisch extrahiert.
Jetzt Rechnung konvertieren3Manuelle XML-Generatoren
Es gibt kostenlose Online-Tools, bei denen Sie alle Rechnungsdaten manuell in ein Formular eingeben und eine XRechnung generieren. Dieser Weg ist zeitaufwendig, fehleranfällig und eignet sich nur, wenn Sie sehr wenige Rechnungen schreiben und keine bestehende Vorlage nutzen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine PDF ist lediglich ein Bild der Rechnung und kann von Software nicht automatisch ausgelesen werden. Die einzige Ausnahme: Eine ZUGFeRD-Datei ist zwar auch eine PDF, enthält aber zusätzlich eingebettete XML-Daten.
Muss ich meine Buchhaltung umstellen?
Nicht unbedingt. Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware verwenden, bieten die meisten Anbieter inzwischen E-Rechnungsfunktionen an. Wenn Sie Ihre Rechnungen in Word, Excel oder als PDF erstellen, können Sie mit e-rechnung.tools Ihre bestehenden Rechnungen einfach in das E-Rechnungsformat konvertieren. Ihr Workflow bleibt gleich, nur das Ausgabeformat ändert sich.
Was kostet eine E-Rechnung?
Die Erstellung einer E-Rechnung muss nicht teuer sein. Mit e-rechnung.tools können Sie 2 E-Rechnungen kostenlos erstellen. Danach starten günstige Credit-Pakete. Es gibt kein Abo und keine monatlichen Kosten. Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion kostet dagegen oft €15-30 pro Monat.
Kann ich E-Rechnungen per E-Mail versenden?
Ja. E-Rechnungen können ganz normal per E-Mail als Anhang versendet werden. Der Unterschied zur bisherigen Praxis ist nur das Dateiformat: Statt einer einfachen PDF versenden Sie eine XRechnung (XML-Datei) oder eine ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebettetem XML). Der Versandweg bleibt gleich.
Wie kann ich eine E-Rechnung lesen oder öffnen?
Das hängt vom Format ab. ZUGFeRD-Dateien können Sie wie eine normale PDF öffnen und lesen. XRechnungen im XML-Format benötigen einen speziellen Viewer oder Validator, um die Daten lesbar darzustellen. Mit dem kostenlosen Validator von e-rechnung.tools können Sie beide Formate prüfen und die enthaltenen Rechnungsdaten übersichtlich anzeigen lassen.
Muss ich E-Rechnungen archivieren?
Ja. Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen: 10 Jahre gemäß §14b UStG und den GoBD. Wichtig ist, dass E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen digitalen Format archiviert werden müssen. Ein Ausdrucken und Abheften reicht nicht aus. Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen.
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