Was ist eine E-Rechnung? Die einfache Erklärung
Zuletzt aktualisiert: 20. März 2026
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat gemäß der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD relevant. Eine normale PDF allein zählt nicht.
Der Kernunterschied zur PDF-Rechnung
Eine PDF zeigt eine Rechnung nur an. Sie ist für Menschen lesbar, aber nicht automatisch so strukturiert, dass Software Positionen, Steuerbeträge oder Leistungsdaten zuverlässig weiterverarbeiten kann. Rechnungsbeträge, Steuersätze oder Kundennummern müssen manuell abgetippt oder mit fehleranfälliger Texterkennung (OCR) ausgelesen werden.
Eine E-Rechnung enthält diese Informationen dagegen als strukturierte XML-Daten. Jedes Datenfeld — vom Rechnungsbetrag über die Umsatzsteuer bis zur Bankverbindung — ist eindeutig gekennzeichnet und maschinenlesbar. Genau deshalb können Buchhaltung, ERP-Systeme und Prüftools mit ihr arbeiten, ohne alles neu abzutippen.
Seit dem Wachstumschancengesetz 2024 unterscheidet das deutsche Umsatzsteuerrecht klar zwischen einer „elektronischen Rechnung“ (E-Rechnung im strukturierten Format) und einer „sonstigen Rechnung“ (Papier, PDF, Word, Excel). Nur strukturierte Formate nach EN 16931 gelten als E-Rechnung.
Normale PDF
- Lesbar für Menschen
- Keine verlässliche strukturierte Datenbasis
- Juristisch keine E-Rechnung
E-Rechnung
- Maschinenlesbare Daten nach EN 16931
- Automatisierbar und prüfbar
- In Deutschland meist als XRechnung oder ZUGFeRD
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate etabliert, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Daneben gibt es weitere EN-16931-konforme Formate, die ebenfalls als E-Rechnung anerkannt werden. Entscheidend ist die Konformität mit dem europäischen Standard.
XRechnung
Ein reines XML-Format, das speziell für den deutschen öffentlichen Sektor entwickelt wurde. XRechnung enthält keine visuelle Darstellung — nur strukturierte Daten. Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden und die meisten Landesbehörden.
Reines XMLZUGFeRD
Ein hybrides Format: Eine visuell ansprechende PDF-Datei mit eingebettetem XML. Ihr Kunde kann die Rechnung wie eine normale PDF öffnen, während Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten automatisch ausliest. International auch als Factur-X bekannt.
PDF + eingebettetes XMLDiese Formate gelten NICHT als E-Rechnung:
Welches Format für Ihren Anwendungsfall am besten geeignet ist, erfahren Sie in unserem ausführlichen Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD — Welches Format brauchen Sie?
Wie sieht eine E-Rechnung praktisch aus?
XRechnung
XRechnung ist eine XML-Datei. Für Menschen wirkt sie technisch, weil Rechnungsnummer, Beträge, Steuerdaten und Adressen als strukturierte Tags abgelegt sind.
Mehr dazu im Guide XRechnung Format.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software liest die strukturierte Datenseite im Hintergrund.
Mehr dazu im Guide ZUGFeRD Format.
Warum gibt es die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland geht auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU zurück, die zunächst elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen vorschrieb. Mit dem Wachstumschancengesetz 2024 hat der deutsche Gesetzgeber die Pflicht auf alle B2B-Umsätze im Inland ausgeweitet.
Die Gründe dafür sind vielfältig: Strukturierte E-Rechnungen ermöglichen eine automatische Verarbeitung und reduzieren Fehler bei der Dateneingabe. Gleichzeitig will die EU mit der Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Durch maschinenlesbare Rechnungsdaten können Finanzbehörden Transaktionen effizienter prüfen.
Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Sendepflicht wird stufenweise eingeführt: Ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle Unternehmen.
Alle Details zu den Fristen und Übergangsregelungen finden Sie in unserem Ratgeber: E-Rechnungspflicht 2025 — Was Sie jetzt wissen müssen
Was muss in einer E-Rechnung stehen?
Eine E-Rechnung muss die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine herkömmliche Rechnung nach §14 UStG. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern im Format: Alle Angaben werden als strukturierte Datenfelder übermittelt und sind dadurch maschinenlesbar.
Pflichtangaben nach §14 UStG:
Zusätzliche Anforderungen für E-Rechnungen:
- Leitweg-ID: Pflicht bei Rechnungen an Behörden (B2G). Wird vom Auftraggeber mitgeteilt.
- BT-Codes nach EN 16931: Jedes Datenfeld wird mit einem standardisierten Business-Term-Code (z.B. BT-1 für Rechnungsnummer) gekennzeichnet.
- Strukturierte Daten: Alle Angaben müssen in einem maschinenlesbaren XML-Format vorliegen, nicht nur als Freitext.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Es gibt verschiedene Wege, eine E-Rechnung zu erstellen. Welcher für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihrem aktuellen Rechnungsprozess und Ihrem Rechnungsvolumen ab.
1Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion
Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware wie sevDesk, Lexware oder DATEV nutzen, prüfen Sie, ob diese E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format exportieren kann. Die meisten Anbieter haben diese Funktion inzwischen integriert. Nachteil: monatliche Kosten von 15-30 EUR.
2Bestehende Rechnungen konvertieren (empfohlen)
Der einfachste Weg: Laden Sie Ihre bestehende Rechnung (PDF, Word oder Excel) hoch und wir konvertieren sie automatisch in eine konforme E-Rechnung. Sie behalten Ihre gewohnte Rechnungsvorlage und Ihren Workflow. Alle Rechnungsdaten werden durch intelligente Erkennung automatisch extrahiert.
Jetzt Rechnung konvertieren3Manuelle XML-Generatoren
Es gibt kostenlose Online-Tools, bei denen Sie alle Rechnungsdaten manuell in ein Formular eingeben und eine XRechnung generieren. Dieser Weg ist zeitaufwendig, fehleranfällig und eignet sich nur, wenn Sie sehr wenige Rechnungen schreiben und keine bestehende Vorlage nutzen.
Warum die Begriffe EN 16931 und KoSIT wichtig sind
EN 16931 ist die europäische Grundlage für die strukturierte E-Rechnung. Wenn Sie wissen wollen, ob ein Format offiziell sauber aufgebaut ist, landen Sie fast immer bei dieser Norm.
KoSIT ist vor allem im XRechnung-Kontext wichtig. Dort werden die deutschen Prüfregeln konkretisiert, die Sie später auch im Validator sehen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF ist nur ein sichtbares Dokument. Eine E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten. Genau das leisten XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931.
Wie sieht eine XRechnung aus?
XRechnung ist eine XML-Datei. Sie sieht für Menschen eher technisch aus, weil sie aus strukturierten Tags und Datenfeldern besteht. Lesbar wird sie meist erst über einen Viewer oder Validator.
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?
ZUGFeRD sieht zunächst wie eine normale PDF-Rechnung aus. Im Hintergrund enthält die Datei zusätzlich die strukturierten XML-Daten. Deshalb ist sie für Menschen direkt lesbar und für Software trotzdem automatisierbar.
Brauche ich dafür eine neue Buchhaltungssoftware?
Nicht zwingend. Viele Unternehmen starten damit, bestehende PDF-, Word- oder Excel-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD umzuwandeln, statt sofort die komplette Systemlandschaft zu wechseln.
Was kostet eine E-Rechnung?
Die Erstellung einer E-Rechnung muss nicht teuer sein. Mit e-rechnung.tools können Sie 2 E-Rechnungen kostenlos erstellen. Danach starten günstige Credit-Pakete. Es gibt kein Abo und keine monatlichen Kosten. Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion kostet dagegen oft 15-30 EUR pro Monat.
Kann ich E-Rechnungen per E-Mail versenden?
Ja. E-Rechnungen können ganz normal per E-Mail als Anhang versendet werden. Der Unterschied zur bisherigen Praxis ist nur das Dateiformat: Statt einer einfachen PDF versenden Sie eine XRechnung (XML-Datei) oder eine ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebettetem XML). Der Versandweg bleibt gleich.
Wie kann ich eine E-Rechnung lesen oder öffnen?
Das hängt vom Format ab. ZUGFeRD-Dateien können Sie wie eine normale PDF öffnen und lesen. XRechnungen im XML-Format benötigen einen speziellen Viewer oder Validator, um die Daten lesbar darzustellen. Mit dem kostenlosen Validator von e-rechnung.tools können Sie beide Formate prüfen und die enthaltenen Rechnungsdaten übersichtlich anzeigen lassen.
Muss ich E-Rechnungen archivieren?
Ja. Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen: 10 Jahre gemäß §14b UStG und den GoBD. Wichtig ist, dass E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen digitalen Format archiviert werden müssen. Ein Ausdrucken und Abheften reicht nicht aus. Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen.
Wo helfen EN 16931 und KoSIT?
EN 16931 beschreibt das europäische Datenmodell. KoSIT konkretisiert die deutschen Regeln vor allem für XRechnung. Diese Begriffe wirken technisch, sind aber für Validierung und Rechtssicherheit zentral.
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