Für Kleinunternehmer (§19 UStG)

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfangen ja, ausstellen meist freiwillig

Zuletzt aktualisiert: 20. März 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für eigene Leistungen nach §19 UStG sind Sie von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft befreit. Genau diese Unterscheidung ist für Ihre Praxis entscheidend.

E-Rechnung empfangen & prüfen Passenden Konverter auswählen

Rechtliche Einordnung zuerst, Konvertierung nur wenn sie für Ihren Fall sinnvoll ist.

Der häufigste Irrtum bei §19 UStG

Viele Kleinunternehmer hören nur einen Teil der neuen Regeln. Manche glauben, sie seien komplett ausgenommen. Andere lesen nur Schlagzeilen zur E-Rechnungspflicht und denken, sie müssten ab sofort jede Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD senden.

Beides greift zu kurz. Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 die Empfangspflicht. Für eigene Leistungen nach §19 UStG gilt dagegen weiterhin keine allgemeine Sendepflicht.

Für viele kleine Unternehmen ist daher der erste sinnvolle Schritt nicht die komplette Umstellung des Ausgangsprozesses, sondern ein verlässlicher Weg zum Öffnen, Prüfen und Verstehen eingehender E-Rechnungen.

Was jetzt konkret für Sie gilt

Seit 2025 Pflicht: E-Rechnungen empfangen

XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien müssen angenommen werden können.
Ein normaler E-Mail-Eingang reicht für den Empfang, nicht aber für die inhaltliche Prüfung.
Eingehende XML-Dateien sollten geprüft und im Originalformat archiviert werden.
Für diesen Schritt ist ein Validator oder Viewer wichtiger als ein neues Faktura-System.

Für eigene Leistungen: meist freiwillig senden

Leistungen nach §19 UStG sind von der Sendepflicht dauerhaft ausgenommen.
PDF- oder Papierrechnungen bleiben für diese Fälle grundsätzlich möglich.
Wenn ein Geschäftskunde E-Rechnungen bevorzugt, können Sie freiwillig XRechnung oder ZUGFeRD senden.
Ihre bestehende Word-, Excel- oder PDF-Vorlage kann dafür weiter genutzt werden.

Beispiel: So sieht Ihre E-Rechnung aus

Ihre Angaben (wie bisher):

Ihr Name und Anschrift
Kundenname und Anschrift
Rechnungsnummer: 2025-001
Rechnungsdatum: 15.01.2025
Leistungsbeschreibung
Netto-Betrag: 500,00 EUR
Kein MwSt.-Ausweis
Hinweis auf §19 UStG

Das Format ändert sich:

Einfache PDF — nicht mehr zulässig

XRechnung (XML) — konform

ZUGFeRD (PDF + XML) — konform

Was ändert sich durch das Jahressteuergesetz 2024?

Das Jahressteuergesetz 2024 hat eine wichtige Klarstellung für Kleinunternehmer gebracht: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen (§34a UStDV). Diese Befreiung gilt unabhängig von den allgemeinen Übergangsfristen bis 2028.

Die Empfangspflicht bleibt bestehen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet, Sie brauchen mindestens ein E-Mail-Postfach, das XML- und PDF-Anhänge empfangen kann.

Zusammengefasst:

Empfangspflicht: Ja, seit 01.01.2025
Sendepflicht: Nein, dauerhaft befreit (§34a UStDV)
Freiwillig senden: Ja, jederzeit möglich – und kann professionell wirken

Wann freiwilliges Senden trotzdem sinnvoll sein kann

Auch ohne gesetzliche Sendepflicht kann eine E-Rechnung für Kleinunternehmer sinnvoll sein. Viele B2B-Kunden möchten strukturierte Rechnungen, weil sie diese ohne manuelle Nacharbeit in ihre Buchhaltung übernehmen können. Gerade ZUGFeRD ist dafür oft ein pragmatischer Weg: Ihr Kunde sieht eine normale PDF und erhält zugleich die maschinenlesbaren XML-Daten.

Wenn Sie schon mit Word, Excel oder einer PDF-Vorlage arbeiten, müssen Sie dafür Ihr System nicht komplett umstellen. Sie können bei Bedarf nur die fertige Rechnung in ein passendes E-Rechnungsformat konvertieren.

Wenn Sie die Unterschiede der Formate besser verstehen möchten, helfen diese Ratgeber: XRechnung vs. ZUGFeRD sowie unsere neuen Erklärseiten zum XRechnung-Format und ZUGFeRD-Format.

So senden Sie freiwillig eine E-Rechnung

Ihr bestehender Workflow kann bleiben. Sie ergänzen nur das richtige Ausgabeformat.

01 // Schritt

Rechnung wie gewohnt erstellen

Erstellen Sie Ihre Rechnung weiterhin in Word, Excel oder als PDF mit dem Hinweis auf §19 UStG und ohne Umsatzsteuerausweis.

02 // Schritt

Bei Bedarf konvertieren

Wenn ein Geschäftskunde eine E-Rechnung bevorzugt oder Sie freiwillig umstellen möchten, laden Sie Ihre Rechnung hoch und prüfen die erkannten Angaben.

03 // Schritt

XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen

Laden Sie eine konforme Datei herunter, die Ihre §19-UStG-Angaben korrekt übernimmt und maschinenlesbar ausgibt.

E-Rechnungspflicht: die wichtigsten Termine

1. Januar 2025

Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.

Bis 31. Dezember 2027

Übergangsfristen gelten weiter, zuletzt für Unternehmen mit bis zu 800.000 EUR Vorjahresumsatz.

Ab 1. Januar 2028

Für inländische B2B-Umsätze gilt die Sendepflicht grundsätzlich flächendeckend.

Maßgeblich sind die offiziellen Begriffe und Regeln rund um EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD und die KoSIT-Prüfregeln. Für evergreen Seiten nennen wir bewusst Standards und Prüfpfade statt veralteter Punktversionen.

Mehr zur E-Rechnungspflicht erfahren

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Häufige Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen für Kleinunternehmer

Müssen Kleinunternehmer seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft vor allem eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien von Lieferanten oder Dienstleistern.

Müssen Kleinunternehmer ihre eigenen Rechnungen als E-Rechnung senden?

Für Leistungen, die unter die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG fallen, nein. Diese Leistungen sind von der Sendepflicht dauerhaft ausgenommen. Sie dürfen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden. Eine freiwillige E-Rechnung bleibt aber möglich.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung ohne Mehrwertsteuer?

Genauso wie Ihre normale Rechnung – nur im E-Rechnungsformat. Erstellen Sie Ihre Rechnung in Word oder Excel mit dem Hinweis auf §19 UStG und ohne MwSt.-Ausweis. Wir konvertieren sie in XRechnung oder ZUGFeRD. Das Format unterstützt Rechnungen ohne Umsatzsteuer vollständig.

Was bedeutet das praktisch für meinen Alltag?

Sie brauchen zuerst einen Weg, eingehende E-Rechnungen zu öffnen, zu prüfen und zu archivieren. Für Ihre eigenen Rechnungen müssen Sie nur dann aktiv werden, wenn Sie freiwillig E-Rechnungen senden möchten oder außerhalb der Kleinunternehmerregelung fakturieren.

Brauche ich teure Buchhaltungssoftware?

Nein. Sie können Ihre Rechnungen weiterhin in Word, Excel oder als PDF erstellen. Mit e-rechnung.tools konvertieren Sie diese in E-Rechnungen. 2 Konvertierungen sind kostenlos, danach ab 4,90 EUR einmalig für 10 Konvertierungen.

Kann ich als Kleinunternehmer trotzdem freiwillig XRechnung oder ZUGFeRD senden?

Ja. Viele Geschäftskunden bevorzugen E-Rechnungen, auch wenn Sie rechtlich nicht dazu verpflichtet sind. Mit einem Konverter können Sie Ihre bestehende Rechnungsvorlage weiter nutzen und bei Bedarf eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugen.

Was muss auf einer freiwilligen E-Rechnung ohne Umsatzsteuer stehen?

Die üblichen Pflichtangaben nach §14 UStG bleiben bestehen. Zusätzlich muss der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten sein, zum Beispiel „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Der Gesamtbetrag entspricht dann Ihrem Nettobetrag.

Was ist, wenn ich unter 250 EUR Umsatz pro Rechnung liege?

Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR (brutto) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie können diese weiterhin als einfache Rechnung ausstellen. Wenn Sie möchten, können Sie auch kleine Rechnungen als E-Rechnung erstellen — das ist freiwillig.

Wie prüfe ich eingehende XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien?

ZUGFeRD-Dateien lassen sich wie eine normale PDF öffnen. XRechnungen liegen als XML vor und sollten mit einem Validator oder Viewer geprüft werden. Unser Validator hilft Ihnen dabei, die Inhalte lesbar zu machen und typische Fehler zu erkennen.

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