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Für Kleinunternehmer (§19 UStG)

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Ja, auch Sie sind betroffen

Zuletzt aktualisiert: 11. Februar 2026

Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig von der Umsatzsteuerpflicht. Auch als Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen Sie E-Rechnungen erstellen können. Wir zeigen Ihnen, wie – einfach und ohne Buchhaltungssoftware.

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Häufiger Irrtum: „Als Kleinunternehmer bin ich befreit“

Viele Kleinunternehmer glauben, dass sie von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Das ist falsch.

Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Umsatzsteuergesetz, knüpft aber nicht an die Steuerpflicht an. Sie gilt für alle B2B-Umsätze – also Rechnungen an andere Unternehmen, Freiberufler oder Selbstständige.

Der einzige Unterschied: Ihre E-Rechnung enthält keine Mehrwertsteuer. Das Format (XRechnung oder ZUGFeRD) bleibt aber das gleiche.

Was ändert sich für Sie?

✓Was bleibt gleich

  • Ihre Rechnung enthält weiterhin keine MwSt.
  • Der Hinweis auf §19 UStG bleibt
  • Alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich
  • Sie können Ihre Vorlage weiter nutzen

!Was sich ändert

  • Das Dateiformat muss XRechnung oder ZUGFeRD sein
  • Eine normale PDF reicht nicht mehr (ab 2028)
  • Sie müssen E-Rechnungen empfangen können (ab 2025)
  • Ihre Rechnung muss maschinenlesbar sein

Beispiel: So sieht Ihre E-Rechnung aus

Ihre Angaben (wie bisher):

  • Ihr Name und Anschrift
  • Kundenname und Anschrift
  • Rechnungsnummer: 2025-001
  • Rechnungsdatum: 15.01.2025
  • Leistungsbeschreibung
  • Netto-Betrag: 500,00 EUR
  • Kein MwSt.-Ausweis
  • Hinweis auf §19 UStG

Das Format ändert sich:

Einfache PDF — nicht mehr zulässig
XRechnung (XML) — konform
ZUGFeRD (PDF + XML) — konform

Was ändert sich durch das Jahressteuergesetz 2024?

Das Jahressteuergesetz 2024 hat eine wichtige Klarstellung für Kleinunternehmer gebracht: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Diese Befreiung gilt unabhängig von den allgemeinen Übergangsfristen bis 2028.

Die Empfangspflicht bleibt bestehen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet, Sie brauchen mindestens ein E-Mail-Postfach, das XML- und PDF-Anhänge empfangen kann.

Zusammengefasst:

  • Empfangspflicht: Ja, seit 01.01.2025
  • Sendepflicht: Nein, dauerhaft befreit
  • Freiwillig senden: Ja, jederzeit möglich – und kann professionell wirken

Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, E-Rechnungen zu senden, kann es sich lohnen: Viele Geschäftskunden bevorzugen inzwischen E-Rechnungen, weil sie diese automatisch verarbeiten können. Mit e-rechnung.tools können Sie auch als Kleinunternehmer Ihre Rechnungen freiwillig konvertieren – unser Tool berücksichtigt die §19-UStG-Regelung korrekt.

So erstellen Sie Ihre E-Rechnung als Kleinunternehmer

Ihr Workflow bleibt fast gleich – nur das Dateiformat ändert sich

01 // Schritt
1

Rechnung erstellen

Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt – mit dem Hinweis auf §19 UStG (keine MwSt.).

02 // Schritt
2

Hochladen und prüfen

Laden Sie die Rechnung hoch. Alle Daten werden automatisch erkannt, inklusive des Hinweises zur Kleinunternehmerregelung.

03 // Schritt
3

E-Rechnung herunterladen

Laden Sie Ihre konforme XRechnung oder ZUGFeRD-Datei herunter – vollständig ohne MwSt.-Ausweis.

E-Rechnungspflicht: Das müssen Sie wissen

Januar 2025

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können

Januar 2027

Unternehmen >€800k Umsatz müssen E-Rechnungen senden

Januar 2028

Sendepflicht für die meisten B2B-Rechnungen

Unsere E-Rechnungen entsprechen dem EN 16931 Standard und sind kompatibel mit XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.1.1 – mit dem KoSIT-Validator geprüft. Unterstützt GoBD-konforme Archivierung.

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Häufige Fragen

Antworten auf Ihre Fragen als Kleinunternehmer

Gilt die E-Rechnungspflicht wirklich auch für Kleinunternehmer?

Nur für den Empfang. Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind sie jedoch dauerhaft befreit (§34a UStDV). Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung ohne Mehrwertsteuer?

Genauso wie Ihre normale Rechnung – nur im E-Rechnungsformat. Erstellen Sie Ihre Rechnung in Word oder Excel mit dem Hinweis auf §19 UStG und ohne MwSt.-Ausweis. Wir konvertieren sie in XRechnung oder ZUGFeRD. Das Format unterstützt Rechnungen ohne Umsatzsteuer vollständig.

Was muss auf meiner E-Rechnung als Kleinunternehmer stehen?

Die gleichen Pflichtangaben wie auf einer normalen Rechnung: Ihr Name und Anschrift, Kundenangaben, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Netto-Betrag (= Gesamtbetrag). Dazu der Hinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" oder ähnlich. Kein MwSt.-Ausweis, keine Steuer-ID nötig.

Brauche ich teure Buchhaltungssoftware?

Nein. Sie können Ihre Rechnungen weiterhin in Word, Excel oder als PDF erstellen. Mit e-rechnung.tools konvertieren Sie diese in E-Rechnungen. 2 Konvertierungen sind kostenlos, danach ab €4,90 einmalig für 10 Konvertierungen.

Was ist, wenn ich unter €250 Umsatz pro Rechnung liege?

Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (brutto) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie können diese weiterhin als einfache Rechnung ausstellen. Wenn Sie möchten, können Sie auch kleine Rechnungen als E-Rechnung erstellen — das ist freiwillig.

Muss ich auch E-Rechnungen empfangen?

Ja, ab Januar 2025. Ihre Lieferanten und Dienstleister werden Ihnen zunehmend E-Rechnungen schicken. Sie müssen in der Lage sein, diese zu öffnen und zu verarbeiten. ZUGFeRD-Dateien können Sie wie normale PDFs öffnen. XRechnungen (XML) können Sie mit unserem kostenlosen Validator prüfen.

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