ZUGFeRD Format: lesbare PDF plus XML
Zuletzt aktualisiert: 20. März 2026
ZUGFeRD ist für viele Unternehmen der verständlichste Einstieg in die E-Rechnung: Die Datei sieht wie eine normale PDF aus, enthält aber zusätzlich strukturierte XML-Daten. Genau deshalb ist ZUGFeRD im B2B-Alltag oft leichter vermittelbar als reines XML.
Was in einer ZUGFeRD-Datei steckt
- Eine PDF/A-3-Datei als sichtbare Rechnung.
- Ein eingebettetes XML mit den strukturierten Rechnungsdaten.
- Ein EN-16931-konformer Aufbau, wenn die Rechnung als E-Rechnung eingesetzt wird.
- Häufig die Nähe zu Factur-X im internationalen Kontext.
Wann ist ZUGFeRD die bessere Wahl?
- Wenn Empfänger die Rechnung weiterhin als PDF sehen möchten.
- Wenn Sie im B2B-Umfeld ohne Spezialviewer starten wollen.
- Wenn Sie denselben Beleg sowohl lesbar als auch maschinenlesbar brauchen.
Für Behörden oder strikt vorgegebene XML-Prozesse lesen Sie auch XRechnung Format.
Worauf Sie bei einer gültigen ZUGFeRD-Datei achten sollten
PDF und XML müssen zusammenpassen
Sichtbare Rechnung und strukturierte Daten dürfen sich in Summen, Positionen und Adressen nicht widersprechen.
Saubere Pflichtfelder
Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Steuerangaben und Zahlungsinformationen müssen vollständig sein.
Validierung nicht überspringen
Gerade bei konvertierten PDFs lohnt sich ein Prüfschritt, damit eingebettetes XML und Dateistruktur wirklich sauber sind.
Praktische nächste Schritte
Bestehende PDF nutzen
Mit PDF zu ZUGFeRD starten Sie ohne kompletten Systemwechsel.
Datei validieren
Prüfen Sie die resultierende Datei im Validator, bevor sie an Kunden oder Buchhaltung geht.
Formatentscheidung absichern
Wenn unklar ist, ob ZUGFeRD oder XRechnung besser passt, hilft XRechnung vs. ZUGFeRD.
Häufige Fragen zum ZUGFeRD-Format
Was ist das ZUGFeRD-Format?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Menschen lesen die PDF, Software verarbeitet die strukturierten Daten im Hintergrund. International ist das Format eng mit Factur-X verbunden.
Ist ZUGFeRD eine normale PDF?
Nicht ganz. Äußerlich sieht die Datei wie eine normale PDF-Rechnung aus. Entscheidend ist aber das eingebettete XML. Ohne dieses XML wäre die Datei keine ZUGFeRD-Rechnung und auch keine E-Rechnung.
Wann ist ZUGFeRD sinnvoll?
ZUGFeRD ist besonders praktisch im B2B-Alltag, wenn Empfänger die Rechnung sowohl direkt lesen als auch automatisiert importieren möchten. Für viele Einsteiger ist das die verständlichere Variante.
Welche Rolle spielt EN 16931?
Die XML-Daten in einer ZUGFeRD-Rechnung orientieren sich an EN 16931. Dadurch ist ZUGFeRD als E-Rechnung einsetzbar, wenn das passende Profil und der saubere Dateiaufbau vorliegen.
ZUGFeRD aus Ihrer bestehenden Rechnung erstellen
PDF, Word oder Excel hochladen und die Hybrid-PDF anschließend direkt prüfen.
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