ZUGFeRD Format: lesbare PDF plus XML

Was in einer ZUGFeRD-Datei steckt

Eine ZUGFeRD-Datei hat zwei Komponenten. Die Sichtkomponente ist ein PDF im Standard PDF/A-3, also das, was ein Empfänger sieht, wenn er die Datei öffnet. Die Datenkomponente ist das eingebettete XML, die maschinenlesbare Rechnung in der CII-Syntax nach EN 16931. PDF/A-3 ist das Format für die Langzeitarchivierung von PDF-Dateien; entscheidend für ZUGFeRD ist, dass dieser Standard das Einbetten von Dateien als Anhang erlaubt, und genau dort liegt das XML.

Beide Komponenten müssen dieselbe Rechnung beschreiben: Was im PDF steht, muss mit den Daten im XML übereinstimmen. ZUGFeRD 2.4 basiert auf UN/CEFACT CII D22B und ist vollständig abwärtskompatibel zu den früheren 2er-Versionen.

Aktuell gültig ist Version 2.4, veröffentlicht am 4. Dezember 2025 und in Kraft seit dem 15. Januar 2026. Sie ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X 1.08. Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie ohne Anpassung an einen französischen Geschäftspartner schicken, und umgekehrt gilt dasselbe.

Die fünf Profile

ZUGFeRD kennt fünf Profile mit zunehmender Datenfülle. Jedes Profil hat eigene Prüfdateien (XSD und Schematron), die an die EN 16931 angepasst sind.

Für die E-Rechnungspflicht ist die Unterscheidung wesentlich: Laut BMF-FAQ ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich geeignet, mit zwei Ausnahmen. MINIMUM trägt nur reduzierte Kopfdaten, BASIC WL enthält keine Rechnungspositionen (WL steht für „without lines“). Beide erfüllen die Anforderungen an eine vollständige Rechnung nicht. Für eine rechtssichere E-Rechnung brauchen Sie daher BASIC, EN 16931 oder EXTENDED.

Das Profil EN 16931 ist die sichere Wahl: voll normkonform und inhaltlich einer XRechnung gleichwertig. EXTENDED bietet Platz für komplexe Fälle, seit Version 2.4 etwa Unterpositionen, die umsatzsteuerkonform gekennzeichnet werden können, relevant für Handwerk, Bau und Agenturen mit Leistungspaketen.

Woran Sie eine gültige ZUGFeRD-Datei erkennen

Drei Dinge müssen stimmen: Das PDF muss ein gültiges PDF/A-3 sein, das eingebettete XML muss seinem Profil und der EN 16931 plus den deutschen Regeln entsprechen, und PDF und XML müssen denselben Inhalt tragen. Ein typischer Fehler entsteht, wenn das sichtbare PDF von Hand korrigiert wird, das eingebettete XML aber die alten Werte behält. Dann verbucht die Software des Empfängers falsche Beträge, obwohl das PDF korrekt aussieht.

Die E-Rechnungs-Prüfung extrahiert das eingebettete XML aus dem PDF, erkennt Profil und Version automatisch und prüft gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln, einschließlich der PDF/A-3-Konformität.

Wann ZUGFeRD die passende Wahl ist

ZUGFeRD spielt seine Stärke aus, wenn der Empfänger weiterhin ein gewohntes PDF sehen soll, wie es im B2B häufig der Fall ist, während Ihre Buchhaltung und seine die Daten automatisch einlesen. Für reine Behördenrechnungen verlangen viele Portale eine XRechnung; ZUGFeRD im Profil EN 16931 wird dort ebenfalls akzeptiert, weil es normkonform ist. Die ausführliche Abwägung steht im Formatvergleich.

ZUGFeRD aus Ihrer bestehenden Rechnung erstellen

Aus einer Rechnung in Word, Excel oder als PDF erzeugt der Konverter eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931, mit sichtbarem PDF und eingebettetem XML in einer Datei, die Sie vor dem Versand prüfen können: Word zu ZUGFeRD, Excel zu ZUGFeRD, PDF zu ZUGFeRD.