XRechnung Format: XML, Pflichtfelder und Praxis
Zuletzt aktualisiert: 20. März 2026
XRechnung ist das deutsche XML-Format für strukturierte E-Rechnungen. Für Menschen wirkt es technisch, für Behörden und Software ist genau das der Vorteil: Daten liegen standardisiert, maschinenlesbar und validierbar vor.
So ist eine XRechnung aufgebaut
- XML-Datei statt PDF-Darstellung.
- Klare Felder für Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuern und Adressen.
- Zusätzliche Vorgaben für öffentliche Auftraggeber, etwa Leitweg-ID oder Referenzen.
- Validierbar gegen EN 16931 und deutsche KoSIT-Regeln.
Wann wird XRechnung verlangt?
- Bei vielen Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen.
- Wenn Ihr Auftraggeber XRechnung explizit vorgibt.
- Wenn Sie ein reines XML-Format ohne PDF-Doppelstruktur brauchen.
Wenn Sie eher im normalen B2B-Verkehr unterwegs sind, lesen Sie auch ZUGFeRD Format.
Was eine gültige XRechnung in der Praxis braucht
Saubere Stammdaten
Verkäufer, Käufer, Steuernummern und Kontaktfelder müssen konsistent und vollständig sein.
Plausible Beträge
Steuerbasis, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag müssen rechnerisch zusammenpassen.
Empfängerspezifische Angaben
Gerade im Behördenkontext fehlen sonst schnell Leitweg-ID, Referenz oder ein erforderlicher Lieferbezug.
Typische nächste Schritte
Vorhandene Rechnung umwandeln
Nutzen Sie PDF zu XRechnung oder die Word-/Excel-Wege.
Ergebnis prüfen
Kontrollieren Sie die XML-Datei im Validator, bevor Sie an den Empfänger senden.
Formatvergleich lesen
Wenn der Empfänger nicht eindeutig XRechnung verlangt, hilft XRechnung vs. ZUGFeRD.
Häufige Fragen zum XRechnung-Format
Was ist das XRechnung-Format?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Es setzt EN 16931 in einem deutschen Profil um und wird insbesondere bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern genutzt.
Kann ich eine XRechnung einfach im Browser lesen?
Nicht wie eine normale PDF. Eine XRechnung ist primär für Maschinen gedacht. Zum Lesen und Prüfen nutzen Sie typischerweise einen Viewer oder Validator.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine zusätzliche Referenz für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie steuert die richtige Zuordnung im Behördenprozess und muss vom Auftraggeber vorgegeben werden.
Wo kommen EN 16931 und KoSIT ins Spiel?
EN 16931 liefert das europäische Datenmodell. KoSIT präzisiert für Deutschland die XRechnung-Regeln und veröffentlicht die maßgeblichen Validierungsartefakte.
XRechnung aus Ihrer bestehenden Rechnung erzeugen
PDF, Word oder Excel hochladen und anschließend die XML-Datei prüfen.
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