XRechnung Format: XML, Pflichtfelder und Praxis

So ist eine XRechnung aufgebaut

Die EN 16931 beschreibt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und was sie bedeuten, nicht, wie diese Angaben technisch kodiert werden. XRechnung ist die deutsche CIUS dieser Norm: Sie übernimmt die europäischen Geschäftsregeln und ergänzt sie um deutsche Vorgaben.

Für die technische Kodierung sind zwei Syntaxen zugelassen, UBL und CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice). Beide tragen denselben Inhalt. Welche der Empfänger erwartet, hängt von seinem System ab, der Validator erkennt die Syntax automatisch.

Jede Information sitzt in einem definierten Feld mit fester Kennung. Einzelne Felder heißen Business Terms, kurz BT, zum Beispiel die Rechnungsnummer oder das Fälligkeitsdatum. Inhaltlich zusammengehörige Felder werden zu Gruppen gebündelt, etwa die Verkäuferdaten oder eine Rechnungsposition. Diese feste Struktur ist der Grund, warum jede normkonforme Software die Rechnung ohne manuelle Zuordnung einlesen kann.

Aktuell gültig ist die Version 3.0.2. Die KoSIT veröffentlicht Aktualisierungen halbjährlich und kündigt sie sechs Monate vor Inkrafttreten an. Version 4.0 setzt die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 um und ist für Mitte bis Ende 2026 angekündigt. Wer heute 3.0.2 nutzt, ist auf dem aktuellen Stand und muss erst zum offiziellen Release umstellen.

Die wichtigsten Pflichtfelder

Ein Teil der Felder ist immer verpflichtend, ein weiterer Teil ergibt sich aus den deutschen Regeln (BR-DE), die über den europäischen Kern hinausgehen. Die zentralen Felder:

Dazu kommen die Rechnungspositionen und die Steueraufschlüsselung als eigene Gruppen. Aus den deutschen Regeln folgen drei häufige Stolpersteine: die Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers ist erforderlich (BR-DE-2), die Käuferreferenz muss übermittelt werden (BR-DE-15), und deutsche XRechnungen verlangen in der Regel eine vollständige Zahlungsanweisung, also die IBAN bei SEPA-Überweisungen samt korrekt codierter Zahlungsart.

Die Leitweg-ID: Pflichtfeld für Behördenrechnungen

Die Leitweg-ID wird im Feld Käuferreferenz (BT-10) eingetragen. Bei Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen ist sie vorgeschrieben (BR-DE-15) und steuert, in welchem Eingangskanal die Rechnung landet, etwa bei der ZRE des Bundes, der OZG-RE oder den Portalen der Länder. Fehlt der Wert oder enthält er Leerzeichen und Zusätze, weisen die Empfänger-Workflows die Rechnung meist sofort zurück.

Die ID erhalten Sie vom öffentlichen Auftraggeber in der Bestellung oder Ausschreibung, eine eigene benötigen Rechnungssteller nicht. Im B2B-Verkehr greift sie nicht. Wie die Leitweg-ID aufgebaut ist, erklärt der Leitweg-ID-Ratgeber; ob eine konkrete ID korrekt ist, prüfen Sie mit dem Leitweg-ID-Checker, Format und Mod-97-10-Prüfziffer direkt im Browser.

Woran Sie eine gültige XRechnung erkennen

Gültig ist eine XRechnung, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Die Datei ist eine valide Instanz des zugelassenen XML-Schemas (UBL oder CII), sie hält die europäischen Geschäftsregeln und die deutschen BR-DE-Regeln ein, und jedes Feld wird seiner definierten Bedeutung entsprechend verwendet. Die ersten beiden Punkte prüft eine Software maschinell, der dritte bleibt eine fachliche Frage und lässt sich nur mit Kontext beurteilen.

Per Auge lässt sich eine XRechnung nicht sinnvoll prüfen, dafür ist das Format nicht gemacht. Ob sie gültig ist, entscheidet die Validierung. Die E-Rechnungs-Prüfung nutzt die offizielle KoSIT-Prüflogik, kontrolliert Schema und Schematron gegen EN 16931 plus BR-DE und nennt im Fehlerfall die exakte Regel, etwa BR-DE-15, samt betroffenem Feld.

XRechnung aus Ihrer bestehenden Rechnung erzeugen

Das XML müssen Sie nicht von Hand schreiben. Aus einer bestehenden Rechnung in Word, Excel oder als PDF erzeugt der Konverter eine normkonforme XRechnung in der aktuellen Version, die Sie vor dem Versand prüfen können: Word zu XRechnung, Excel zu XRechnung, PDF zu XRechnung.