Was ist ein E-Rechnungs-Konverter?
Bevor wir in den Vergleich einsteigen, ist eine wichtige Unterscheidung nötig. Auf dem Markt gibt es drei grundlegend verschiedene Arten von Tools – und der Unterschied ist entscheidend für Ihren Arbeitsablauf:
Konverter
Nimmt eine bestehende Rechnung (PDF, Word, Excel) und wandelt sie automatisch in eine E-Rechnung um. Die Rechnungsdaten werden dabei per automatische Erkennung extrahiert. Ideal, wenn Sie bereits Rechnungen in einem anderen Format erstellen.
Generator
Sie geben alle Rechnungsdaten manuell in ein Formular ein (Rechnungsnummer, Positionen, Beträge usw.), und das Tool erstellt daraus eine E-Rechnung. Kein Upload einer bestehenden Datei möglich. Geeignet, wenn Sie noch kein anderes Rechnungstool haben.
Buchhaltungssoftware
Umfassende Lösung für die gesamte Rechnungsstellung und Buchhaltung. E-Rechnungen werden als Teil des Gesamtsystems erstellt. Sinnvoll, wenn Sie Ihre komplette Rechnungsstellung umstellen möchten.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil viele Tools als "E-Rechnungs-Konverter" beworben werden, obwohl sie in Wirklichkeit Generatoren sind. Bei einem Generator müssen Sie jeden einzelnen Rechnungsposten von Hand eingeben – bei einem echten Konverter laden Sie Ihre fertige Rechnung hoch, und die Daten werden automatisch erkannt.
Die wichtigsten Kriterien
Beim Vergleich der Tools haben wir auf folgende Kriterien geachtet:
- Eingabeformate:Welche Dateiformate können hochgeladen werden? (PDF, Word, Excel)
- Ausgabeformate:XRechnung, ZUGFeRD oder beides?
- Automatische Erkennung:Werden Rechnungsdaten automatisch aus dem Dokument extrahiert, oder ist manuelle Eingabe nötig?
- Validierung:Wird die erzeugte E-Rechnung gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft?
- Preis:Kostenlos, Freemium oder Abo? Gibt es eine Testphase?
- Datenschutz:Serverstandort, Registrierung, DSGVO-konform
- Bedienbarkeit:Wie einfach ist das Tool im Alltag zu nutzen?
Vergleich der E-Rechnungs-Tools
1. e-rechnung.tools
Konvertere-rechnung.tools ist ein Online-Konverter, der bestehende Rechnungen automatisch in E-Rechnungen umwandelt. Das Tool akzeptiert PDF-, Word- und Excel-Dateien und erkennt die Rechnungsdaten automatisch über intelligente Felderkennung. Das Ergebnis kann als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) heruntergeladen werden. Jede erzeugte Rechnung wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft.
Details
- Typ: Online-Konverter
- Eingabe: PDF, Word (.docx, .doc), Excel (.xlsx, .xls), CSV
- Ausgabe: XRechnung, ZUGFeRD
- Validierung: KoSIT-Validator
- Preis: 2 kostenlose Konvertierungen (1 davon ohne Anmeldung), dann ab 4,90 EUR einmalig (10 Credits) oder 9,90 EUR (25 Credits)
- Registrierung: Nicht erforderlich
Stärken
- + Einer der wenigen Konverter mit Word- und Excel-Support
- + Automatische Felderkennung – kein manuelles Abtippen
- + Mehrfachupload: mehrere Rechnungen in einem Durchgang
- + Keine Registrierung nötig
- + KoSIT-Validierung inklusive
- + Deutsche Oberfläche, DSGVO-konform
- + §19 UStG (Kleinunternehmer) wird unterstützt
Schwächen
- - Vergleichsweise neues Tool (seit 2025)
- - API-Schnittstelle für Entwickler in Planung
2. invoice-converter.com
Konverterinvoice-converter.com ist ein Online-Konverter der Sine Aspera Ad Astra GmbH aus München, der Rechnungen aus PDF-, Word- und Textdateien in verschiedene europäische E-Rechnungsformate umwandelt. Das Tool erkennt die Rechnungsdaten automatisch, validiert die Ergebnisse mit der offiziellen KoSIT-Engine und unterstützt neben XRechnung und ZUGFeRD auch Formate wie Peppol BIS und Factur-X. Die Oberfläche ist in mehreren Sprachen verfügbar.
Details
- Typ: Online-Konverter
- Eingabe: PDF, DOCX, TXT
- Ausgabe: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS, Factur-X u.a.
- Validierung: Offizielle KoSIT-Engine (XRechnung, EN 16931)
- Preis: Einzel-Credit 5 EUR ohne Abo; Abos ab 10 EUR/Monat (Jahreszahlung, zzgl. USt.)
- Registrierung: Erforderlich
Stärken
- + API-Schnittstelle für Entwickler verfügbar
- + Batch-Verarbeitung mehrerer Rechnungen
- + Viele internationale Formate
- + Automatische Felderkennung
Schwächen
- - Kein Excel-Upload möglich
- - Kein kostenloses Kontingent (3-Tage-Test nur im Abo)
- - Spezifische Unterstützung für §19 UStG (DE) nicht explizit hervorgehoben
3. PDF24 (E-Rechnung erstellen)
Generator mit PDF-ImportPDF24, bekannt als vielseitiges PDF-Toolkit, bietet auch einen kostenlosen E-Rechnungs-Generator an. Inzwischen lässt sich eine bestehende PDF-Rechnung importieren: Eine KI-gestützte Erkennung füllt das Rechnungsformular automatisch aus, danach prüfen und ergänzen Sie die Daten von Hand. Das Ergebnis kann als XRechnung oder ZUGFeRD heruntergeladen werden. Finanziert wird das Tool über Werbung.
Details
- Typ: Online-Generator mit PDF-Import (KI-Erkennung)
- Eingabe: Formular-Eingabe oder PDF-Import
- Ausgabe: XRechnung, ZUGFeRD
- Validierung: Keine Angabe
- Preis: Kostenlos (werbefinanziert)
- Registrierung: Nicht erforderlich
Stärken
- + 100 % kostenlos
- + PDF-Import mit KI-Erkennung
- + Bekannte und vertrauenswürdige Marke
- + Beide Formate (XRechnung + ZUGFeRD)
- + Deutsche Oberfläche
- + Keine Registrierung nötig
Schwächen
- - Kein Word- oder Excel-Import
- - Keine Batch-Verarbeitung
- - Werbefinanziert
4. 7-PDF (ZUGFeRD Factur-X)
Konverter7-PDF bietet eine Desktop-Anwendung, ein Online-Portal und eine API zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen aus PDF-Dateien. Das Tool richtet sich eher an technisch versierte Nutzer. Der Zugang läuft über ein Anfrage-Modell: 10 kostenlose Testläufe, danach vergibt der Anbieter Zugänge nach Prüfung. XRechnung wird nicht unterstützt.
Details
- Typ: Desktop-Anwendung + Online-Portal + API
- Eingabe: PDF
- Ausgabe: Nur ZUGFeRD (kein XRechnung)
- Validierung: Eigene Validierung
- Preis: Auf Anfrage (10 kostenlose Testläufe, keine öffentliche Preisliste)
- Registrierung: Erforderlich (Zugang nach Anfrage und Prüfung)
Stärken
- + Desktop-Version verfügbar (offline nutzbar)
- + API-Schnittstelle vorhanden
- + 10 kostenlose Testläufe
Schwächen
- - Nur ZUGFeRD – kein XRechnung-Export möglich
- - Kein Word- oder Excel-Upload
- - Zugang nur auf Anfrage, keine öffentlichen Preise
- - Erfordert teilweise technisches Verständnis
5. xrechnung-erstellen.com
Generatorxrechnung-erstellen.com ist ein schlichter Online-Generator speziell für XRechnung. Sie füllen ein Formular mit Ihren Rechnungsdaten aus, und das Tool generiert daraus eine XRechnung-XML-Datei; eine PDF-Konvertierung mit KI-Erkennung gibt es nach Registrierung. ZUGFeRD wird nicht unterstützt.
Details
- Typ: Online-Generator; PDF-Konvertierung mit Konto
- Eingabe: Formular-Eingabe; PDF-Import nach Registrierung
- Ausgabe: Nur XRechnung (kein ZUGFeRD)
- Validierung: Eigene Validierung
- Preis: Generator kostenlos
- Registrierung: Für den Generator nicht erforderlich
Stärken
- + Generator komplett kostenlos
- + Sehr einfach und übersichtlich
- + Fokus auf XRechnung
- + Keine Registrierung nötig
Schwächen
- - Nur XRechnung – kein ZUGFeRD
- - PDF-Konvertierung nur mit Registrierung
- - Begrenzte Funktionalität
6. sevDesk
BuchhaltungssoftwaresevDesk ist eine umfassende Cloud-Buchhaltungssoftware, die unter anderem auch E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format erstellen kann. Die E-Rechnungsfunktion ist Teil einer Gesamtlösung, die Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Belegerfassung und DATEV-Export umfasst. Für Unternehmen, die ihre gesamte Buchhaltung digitalisieren möchten, kann sevDesk eine sinnvolle Komplettlösung sein.
Details
- Typ: Cloud-Buchhaltungssoftware
- Eingabe: Rechnungserstellung im System
- Ausgabe: XRechnung, ZUGFeRD
- Validierung: Integrierte Validierung
- Preis: Gratis-Einstiegstarif; E-Rechnung in den Bezahltarifen ab 4,45 EUR/Monat (Jahreszahlung)
- Registrierung: Erforderlich
Stärken
- + Komplettlösung für die gesamte Buchhaltung
- + DATEV-Export für den Steuerberater
- + Professionelle Rechnungsvorlagen
- + Guter Kundensupport
- + Beide E-Rechnungsformate
Schwächen
- - Erfordert Umstellung der gesamten Rechnungsstellung
- - Monatliche Kosten (kein Pay-per-Use)
- - Überdimensioniert, wenn Sie nur E-Rechnungen konvertieren möchten
- - Keine Konvertierung bestehender PDF/Word/Excel-Rechnungen
Vergleichstabelle
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Funktionen aller sechs Tools auf einen Blick zusammen:
| Funktion | e-rechnung | invoice- | PDF24 | 7-PDF | xrechnung- | sevDesk |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Konvertiert bestehende Rechnungen | Ja | Ja | Ja | Ja | Mit Konto | Nein |
| PDF-Upload | Ja | Ja | Ja | Ja | Mit Konto | Nein |
| Word/Excel-Upload | Ja | Nur Word | Nein | Nein | Nein | Nein |
| XRechnung-Ausgabe | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| ZUGFeRD-Ausgabe | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja |
| Kostenloses Kontingent | 2 gratis | 3 Tage Test | Unbegrenzt | 10 Testläufe | Unbegrenzt | 14 Tage Test |
| Ohne Registrierung | Ja | Nein | Ja | Nein | Ja | Nein |
| KoSIT-Validierung | Ja | Ja | Keine Angabe | Eigene | Eigene | Eigene |
| Deutsche Oberfläche | Ja | Übersetzung | Ja | Ja | Ja | Ja |
| §19 UStG-Unterstützung | Ja | Nicht explizit angegeben | Ja | Nicht explizit angegeben | Nicht explizit angegeben | Ja |
Unser Fazit – Welches Tool für welchen Zweck?
Den einen "besten" E-Rechnungs-Konverter gibt es nicht – die richtige Wahl hängt stark von Ihrem konkreten Anwendungsfall ab. Hier unsere Einschätzung:
Sie haben bestehende Rechnungen (PDF, Word, Excel) und möchten diese schnell umwandeln? Dann brauchen Sie einen echten Konverter. e-rechnung.tools ist hier besonders für Excel-Nutzer interessant, da es dieses Format als einziges Tool im Vergleich akzeptiert. Word-Rechnungen konvertiert neben uns nur invoice-converter.com; PDF24 hat für PDFs inzwischen einen kostenlosen Import mit KI-Erkennung. Wer eine API-Anbindung braucht, sollte sich invoice-converter.com ansehen.
Sie möchten eine E-Rechnung von Grund auf erstellen und haben kein bestehendes Dokument? Dann reicht ein Generator. Wenn Sie als Freelancer nur 1-2 Rechnungen im Monat schreiben und Zeit keine Rolle spielt, ist PDF24 die beste kostenlose Option. Wenn Ihnen Ihre Zeit jedoch wichtiger ist als das manuelle Abtippen, lohnt sich ein echter Konverter wie e-rechnung.tools. Wer nur XRechnung braucht, kann auch xrechnung-erstellen.com nutzen.
Sie möchten Ihre gesamte Buchhaltung digitalisieren? Dann ist eine Komplettlösung wie sevDesk sinnvoller als ein einzelnes Konvertierungstool. Bedenken Sie aber, dass dies eine Umstellung Ihres gesamten Rechnungsprozesses bedeutet.
Sie brauchen eine Offline-Lösung oder API-Integration für ZUGFeRD? 7-PDF bietet eine Desktop-Version und API (Zugang auf Anfrage), ist aber auf ZUGFeRD beschränkt.