Was ist ein E-Rechnungs-Konverter?
Bevor wir in den Vergleich einsteigen, ist eine wichtige Unterscheidung nötig. Auf dem Markt gibt es drei grundlegend verschiedene Arten von Tools — und der Unterschied ist entscheidend für Ihren Arbeitsablauf:
Konverter
Nimmt eine bestehende Rechnung (PDF, Word, Excel) und wandelt sie automatisch in eine E-Rechnung um. Die Rechnungsdaten werden dabei automatisch erkannt und extrahiert. Ideal, wenn Sie bereits Rechnungen in einem anderen Format erstellen.
Generator
Sie geben alle Rechnungsdaten manuell in ein Formular ein (Rechnungsnummer, Positionen, Beträge usw.), und das Tool erstellt daraus eine E-Rechnung. Kein Upload einer bestehenden Datei möglich. Geeignet, wenn Sie noch kein anderes Rechnungstool haben.
Buchhaltungssoftware
Umfassende Lösung für die gesamte Rechnungsstellung und Buchhaltung. E-Rechnungen werden als Teil des Gesamtsystems erstellt. Sinnvoll, wenn Sie Ihre komplette Rechnungsstellung umstellen möchten.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil viele Tools als "E-Rechnungs-Konverter" beworben werden, obwohl sie in Wirklichkeit Generatoren sind. Bei einem Generator müssen Sie jeden einzelnen Rechnungsposten von Hand eingeben — bei einem echten Konverter laden Sie Ihre fertige Rechnung hoch, und die Daten werden automatisch erkannt.
Die wichtigsten Kriterien
Beim Vergleich der Tools haben wir auf folgende Kriterien geachtet:
- Eingabeformate:Welche Dateiformate können hochgeladen werden? (PDF, Word, Excel)
- Ausgabeformate:XRechnung, ZUGFeRD oder beides?
- Automatische Erkennung:Werden Rechnungsdaten automatisch aus dem Dokument extrahiert, oder ist manuelle Eingabe nötig?
- Validierung:Wird die erzeugte E-Rechnung gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft?
- Preis:Kostenlos, Freemium oder Abo? Gibt es eine Testphase?
- Datenschutz:Serverstandort, Registrierungspflicht, Datenverarbeitung
- Bedienbarkeit:Wie einfach ist das Tool im Alltag zu nutzen?
Vergleich der E-Rechnungs-Tools
1. e-rechnung.tools
Konvertere-rechnung.tools ist ein Online-Konverter, der bestehende Rechnungen automatisch in E-Rechnungen umwandelt. Das Tool akzeptiert PDF-, Word- und Excel-Dateien und erkennt die Rechnungsdaten automatisch über intelligente Felderkennung. Das Ergebnis kann als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) heruntergeladen werden. Jede erzeugte Rechnung wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft.
Details
- Typ: Online-Konverter
- Eingabe: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx)
- Ausgabe: XRechnung, ZUGFeRD
- Validierung: KoSIT-Validator
- Preis: 2 kostenlose Konvertierungen, dann ab 4,90 EUR einmalig (10 Credits) oder 9,90 EUR (25 Credits)
- Registrierung: Nicht erforderlich
Stärken
- + Einziger Konverter mit Word- und Excel-Support
- + Automatische Felderkennung — kein manuelles Abtippen
- + Keine Registrierung nötig
- + KoSIT-Validierung inklusive
- + Deutsche Oberfläche, DSGVO-konform
- + §19 UStG (Kleinunternehmer) wird unterstützt
Schwächen
- - Vergleichsweise neues Tool (seit 2025)
- - API für Entwickler in Planung – Interesse melden
- - Stapelverarbeitung in Planung – Interesse melden
2. invoice-converter.com
Konverterinvoice-converter.com ist ein internationaler Online-Konverter, der PDF-Rechnungen in verschiedene europäische E-Rechnungsformate umwandeln kann. Das Tool bietet eine automatische Erkennung der Rechnungsdaten und unterstützt neben XRechnung und ZUGFeRD auch Formate wie Peppol BIS und Factur-X. Es richtet sich primär an den internationalen Markt und ist in mehreren Sprachen verfügbar.
Details
- Typ: Online-Konverter
- Eingabe: PDF
- Ausgabe: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS, Factur-X u.a.
- Validierung: Eigene Validierung
- Preis: 3-Tage-Testversion (Kreditkarte erforderlich), dann ab ca. 49 EUR/Monat
- Registrierung: Erforderlich
Stärken
- + API für Entwickler verfügbar
- + Batch-Verarbeitung mehrerer Rechnungen
- + Viele internationale Formate
- + Automatische Felderkennung
Schwächen
- - Kein Word- oder Excel-Upload möglich
- - Kein kostenloses Kontingent (nur Testphase mit Kreditkarte)
- - Relativ hoher Einstiegspreis
- - §19 UStG-Unterstützung unklar
3. PDF24 (E-Rechnung erstellen)
GeneratorPDF24, bekannt als vielseitiges PDF-Toolkit, bietet auch einen E-Rechnungs-Generator an. Wichtig zu verstehen: Es handelt sich hierbei nicht um einen Konverter. Sie können keine bestehende Rechnung hochladen und umwandeln lassen. Stattdessen geben Sie alle Rechnungsdaten manuell in ein Webformular ein, und PDF24 erzeugt daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.
Details
- Typ: Online-Generator (manuelle Eingabe)
- Eingabe: Manuelle Dateneingabe im Formular
- Ausgabe: XRechnung, ZUGFeRD
- Validierung: Eigene Validierung
- Preis: Komplett kostenlos
- Registrierung: Nicht erforderlich
Stärken
- + 100 % kostenlos
- + Bekannte und vertrauenswürdige Marke
- + Beide Formate (XRechnung + ZUGFeRD)
- + Deutsche Oberfläche
- + Keine Registrierung nötig
Schwächen
- - Kein Konverter — alle Daten müssen manuell eingegeben werden
- - Kein Upload bestehender Rechnungen möglich
- - Zeitaufwändig bei vielen Positionen
- - Keine Batch-Verarbeitung
4. 7-PDF (ZUGFeRD Factur-X)
Konverter7-PDF bietet sowohl eine Desktop-Anwendung als auch ein Online-Tool zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen aus PDF-Dateien. Das Tool richtet sich eher an technisch versierte Nutzer und bietet auch eine API-Schnittstelle. Allerdings unterstützt es ausschließlich das ZUGFeRD-Format — XRechnung ist nicht verfügbar.
Details
- Typ: Desktop-Anwendung + Online-Tool
- Eingabe: PDF
- Ausgabe: Nur ZUGFeRD (kein XRechnung)
- Validierung: Eigene Validierung
- Preis: Kostenlose Basisversion, Pro ab ca. 50 EUR (Einmalkauf)
- Registrierung: Für Desktop nicht nötig
Stärken
- + Desktop-Version verfügbar (offline nutzbar)
- + API-Schnittstelle vorhanden
- + Kostenlose Basisversion
- + Einmalkauf statt Abo
Schwächen
- - Nur ZUGFeRD — kein XRechnung-Export möglich
- - Kein Word- oder Excel-Upload
- - Benutzeroberfläche wirkt technisch und veraltet
- - Erfordert teilweise technisches Verständnis
5. xrechnung-erstellen.com
Generatorxrechnung-erstellen.com ist ein schlichter Online-Generator speziell für XRechnung. Wie bei PDF24 handelt es sich nicht um einen Konverter: Sie füllen ein Formular mit Ihren Rechnungsdaten aus, und das Tool generiert daraus eine XRechnung-XML-Datei. ZUGFeRD wird nicht unterstützt.
Details
- Typ: Online-Generator (manuelle Eingabe)
- Eingabe: Manuelle Dateneingabe im Formular
- Ausgabe: Nur XRechnung (kein ZUGFeRD)
- Validierung: Basis-Validierung
- Preis: Kostenlos
- Registrierung: Nicht erforderlich
Stärken
- + Komplett kostenlos
- + Sehr einfach und übersichtlich
- + Fokus auf XRechnung
- + Keine Registrierung nötig
Schwächen
- - Kein Konverter — manuelle Eingabe aller Daten
- - Nur XRechnung — kein ZUGFeRD
- - Kein Upload bestehender Rechnungen
- - Begrenzte Funktionalität
6. sevDesk
BuchhaltungssoftwaresevDesk ist eine umfassende Cloud-Buchhaltungssoftware, die unter anderem auch E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format erstellen kann. Die E-Rechnungsfunktion ist Teil einer Gesamtlösung, die Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Belegerfassung und DATEV-Export umfasst. Für Unternehmen, die ihre gesamte Buchhaltung digitalisieren möchten, kann sevDesk eine sinnvolle Komplettlösung sein.
Details
- Typ: Cloud-Buchhaltungssoftware
- Eingabe: Rechnungserstellung im System
- Ausgabe: XRechnung, ZUGFeRD
- Validierung: Integrierte Validierung
- Preis: Ab 11,90 EUR/Monat (Abo)
- Registrierung: Erforderlich
Stärken
- + Komplettlösung für die gesamte Buchhaltung
- + DATEV-Export für den Steuerberater
- + Professionelle Rechnungsvorlagen
- + Guter Kundensupport
- + Beide E-Rechnungsformate
Schwächen
- - Erfordert Umstellung der gesamten Rechnungsstellung
- - Monatliche Kosten (kein Pay-per-Use)
- - Überdimensioniert, wenn Sie nur E-Rechnungen konvertieren möchten
- - Keine Konvertierung bestehender PDF/Word/Excel-Rechnungen
Vergleichstabelle
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Funktionen aller sechs Tools auf einen Blick zusammen:
| Funktion | e-rechnung | invoice- | PDF24 | 7-PDF | xrechnung- | sevDesk |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Konvertiert bestehende Rechnungen | Ja | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
| PDF-Upload | Ja | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Word/Excel-Upload | Ja | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein |
| XRechnung-Ausgabe | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| ZUGFeRD-Ausgabe | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja |
| Kostenloses Kontingent | 2 gratis | 3 Tage Test | Unbegrenzt | Basis gratis | Unbegrenzt | Nein |
| Ohne Registrierung | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja | Nein |
| KoSIT-Validierung | Ja | Eigene | Eigene | Eigene | Basis | Eigene |
| Deutsche Oberfläche | Ja | Übersetzung | Ja | Ja | Ja | Ja |
| §19 UStG-Unterstützung | Ja | Unklar | Ja | Unklar | Unklar | Ja |
Unser Fazit — Welches Tool für welchen Zweck?
Den einen "besten" E-Rechnungs-Konverter gibt es nicht — die richtige Wahl hängt stark von Ihrem konkreten Anwendungsfall ab. Hier unsere Einschätzung:
Sie haben bestehende Rechnungen (PDF, Word, Excel) und möchten diese schnell umwandeln? Dann brauchen Sie einen echten Konverter. e-rechnung.tools ist hier besonders für Word- und Excel-Nutzer interessant, da kein anderes Tool diese Formate akzeptiert. Wer ausschließlich PDFs konvertiert und eine API braucht, sollte sich auch invoice-converter.com ansehen.
Sie möchten eine E-Rechnung von Grund auf erstellen und haben kein bestehendes Dokument? Dann reicht ein Generator. PDF24 ist hier die beste kostenlose Option mit Unterstützung für beide Formate. Wer nur XRechnung braucht, kann auch xrechnung-erstellen.com nutzen.
Sie möchten Ihre gesamte Buchhaltung digitalisieren? Dann ist eine Komplettlösung wie sevDesk sinnvoller als ein einzelnes Konvertierungstool. Bedenken Sie aber, dass dies eine Umstellung Ihres gesamten Rechnungsprozesses bedeutet.
Sie brauchen eine Offline-Lösung oder API-Integration für ZUGFeRD? 7-PDF bietet eine Desktop-Version und API, ist aber auf ZUGFeRD beschränkt.
Hinweis: Wir haben diesen Vergleich nach bestem Wissen und Gewissen erstellt (Stand: Februar 2026). Funktionen, Preise und Angebote der genannten Tools können sich jederzeit ändern. Für die Angaben zu anderen Tools übernehmen wir keine Gewähr. Bitte prüfen Sie die aktuellen Konditionen direkt beim jeweiligen Anbieter.