XRechnung 4.0: Was sich ändert und ab wann es gilt

Das Wichtigste in Kürze

Die Vorversion ist ausdrücklich nicht für den produktiven Einsatz gedacht. Die finale Version erscheint voraussichtlich im Frühjahr 2027, im Bundle mit den technischen Komponenten wie Prüfregeln und Testdateien. Bis dahin gilt XRechnung 3.0.2: Version 3.0 bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Die Übergangsfristen legt die KoSIT mit der finalen Version fest, und für die Norm selbst ist eine parallele Nutzung der alten und der neuen Fassung bis März 2029 vorgesehen. Wer heute XRechnung 3.0.2 erzeugt, muss jetzt nichts umstellen.

Zeitplan

Wann die Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern, etwa die OZG-RE, XRechnung 4.0 annehmen, ist noch nicht veröffentlicht.

Was neu ist

Wir haben die Vorversion Feld für Feld mit XRechnung 3.0.2 verglichen. Das Datenmodell wächst um 59 Elemente: 52 neue Felder (Business Terms, BT) und 7 neue Gruppen (BG). Kein bestehendes Feld fällt weg. Die wichtigsten Neuerungen nach Themen:

Skonto in eigenen Feldern

Skonto bekommt eine eigene Gruppe mit Enddatum, Prozentsatz und Betrag (BG-35). Heute steht Skonto in XRechnung als festgelegte Textformel im Feld Zahlungsbedingungen (BT-20). Diese Vorgabe (BR-DE-18) entfällt. Mehrere Skontostufen sind möglich, die Prozentsätze werden aber nicht addiert.

Verzugszinsen und Verzugspauschalen

Für den Zahlungsverzug gibt es eine eigene Gruppe (BG-36): ab welchem Datum Verzugszinsen oder eine Pauschale anfallen, mit welchem Jahreszins und in welcher Höhe. Bisher ging das nur als Freitext.

Durchlaufende Posten

Beträge, die der Kunde mit der Rechnung bezahlt, die aber nicht zum Rechnungsbetrag gehören, stehen künftig in einer eigenen Gruppe (BG-34). Ein typisches Beispiel sind verauslagte Gerichtskosten. Sie erhöhen den Zahlbetrag, ändern aber weder die Nettosumme noch die Umsatzsteuer. Heute werden solche Beträge oft als Position mit 0 % Umsatzsteuer erfasst.

Sammelrechnungen mit mehreren Bestellungen

Bestellung, Lieferschein, Versandanzeige und Wareneingang lassen sich je Position referenzieren. Auch Lieferdatum und Lieferadresse können je Position angegeben werden. Eine Rechnung kann damit mehrere Bestellungen und Lieferungen sauber abbilden. Jede Referenzart steht entweder im Rechnungskopf oder in den Positionen, nie an beiden Stellen. Bei Abschlags- und Schlussrechnungen lässt sich außerdem je Position auf eine vorausgegangene Rechnung verweisen.

Mehrere Käuferreferenzen

Die Käuferreferenz (BT-10) darf mehrfach vorkommen, zum Beispiel Leitweg-ID und Aktenzeichen nebeneinander. Höchstens eine davon darf eine Leitweg-ID sein. Auch für den Käufer selbst sind mehrere Kennungen möglich. Wie die Leitweg-ID aufgebaut ist, erklärt der Leitweg-ID-Ratgeber.

Andere Steuern und Abgaben

Zuschläge auf Rechnungs- und Positionsebene können künftig auch andere Steuern als die Umsatzsteuer sein, etwa Verbrauchsteuern. Dafür gibt es einen eigenen Steuerart-Code.

Weitere neue Felder

Neu sind außerdem die Uhrzeit der Rechnungsstellung, ein Wechselkurs für die Umsatzsteuer in einer zweiten Währung und eine Lieferscheinnummer im Rechnungskopf. Als Anhang ist zusätzlich XML erlaubt. Welche Felder der Konverter heute befüllt, zeigt die BT-Felder-Übersicht.

Neue und entfallende Pflichtregeln

Die deutschen Geschäftsregeln (BR-DE) ändern sich an mehreren Stellen. Die Tabelle gibt den Stand der Vorversion wieder. Die finale Fassung kann noch abweichen.

Auch die europäische Norm selbst ändert Regeln, die Rechnungssteller bemerken werden. Kennungen und Registernummern brauchen künftig eine Angabe, aus welchem Verzeichnis sie stammen (Scheme-ID, BR-69 bis BR-75). Für einige Rechenregeln, etwa den Positionsbetrag und die Umsatzsteuer je Kategorie, gelten kleine Rundungstoleranzen. Zugleich begrenzt die Norm die Nachkommastellen, bei Mengen zum Beispiel auf vier. Die Umsatzsteueraufschlüsselung wird zusätzlich nach Befreiungsgrund gebildet.

Was gleich bleibt

Vieles, was Sie für XRechnung 3.0.2 beachten, gilt weiter: die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail-Adresse des Verkäufers, die Pflichtangaben zu den Anschriften, die Prüfung der IBAN und eindeutige Dateinamen für Anhänge. Auch die Regel, dass eine Rechnung mit offenem Betrag ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen nennen muss, bleibt bestehen.

Was Sie jetzt tun sollten

Umstellen müssen Sie nichts. Drei Punkte machen Ihre Rechnungen aber schon heute sauberer und erleichtern später den Wechsel:

• Leistungsdatum immer angeben. Nach § 14 Abs. 4 UStG gehört der Zeitpunkt der Leistung ohnehin zu den Pflichtangaben einer Rechnung. In XRechnung 3.0.2 ist das Feld noch optional. Mit 4.0 wird es Pflicht (BR-DE-35), nach der Vorversion auch für Gutschriften.
• Skonto eindeutig formulieren. Frist und Prozentsatz gehören zusammen, zum Beispiel „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“.
• Bestell- und Lieferscheinnummern je Position festhalten, wenn Sie Sammelrechnungen schreiben. XRechnung 4.0 kann sie je Position übertragen.

Der Konverter von e-rechnung.tools erzeugt XRechnung 3.0.2. Eine Ausgabe in XRechnung 4.0 kommt hinzu, wenn die finale Version mit den Prüfregeln vorliegt. Bis die Empfänger 4.0 annehmen, bleibt 3.0.2 der Standard. Ihre Dateien prüfen Sie mit der E-Rechnungs-Validierung gegen die aktuellen KoSIT-Regeln. Wie eine XRechnung heute aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber XRechnung-Format.

Quellen

Meldungen der KoSIT auf xeinkauf.de: Vorversion XRechnung 4.0 (16.09.2026) und EN 16931: Aktueller Stand und Ausblick auf die Einführung der XRechnung 4.0 (01.09.2026), dazu die XRechnung-Seite der KoSIT und die Spezifikation der Vorversion 4.0.0 (PDF).